在职场上与人沟通的重要性已无需赘述,特别是与上司的沟通。如果缺乏一定的技巧的话,便有可能使自己在无形之中得罪上司。不管在什么场合下,我们都应当注意自己与上司的沟通技巧。
在与上司进行沟通时,我们需要格外注意的是,上司也是普通人,因为手中握有了权力,他们往往会需要下属给予相应的尊重,同时又期望从下属那里能够获得切实可行的建议。在“提建议”与“给出尊重”之间,我们必须要进行平衡。只有平衡好了,上司才能够看到你的沟通诚意,你们之间的正能量交换场才有可能形成。
小波年轻干练、性格开朗,入行几年来,职位一直在向上升,现在,他已是公司中的主力干将。前几天,公司的新分区经理走马上任、来到分区没多久,经理便将小波叫到办公室:“小波,你在公司中一向经验丰富,而且有着极强的能力,现在有个新项目,我决定交给你来处理。”
受到新经理的重用,小波自然欢欣鼓舞。恰好这天自己的团队需要去另一个公司进行谈判,小波合计后认为,人多,打车一辆坐不下,而且打车、下车、再会合的过程中,人的精力也会被消耗,这有可能会使谈判的效果受到影响。还是使用公司的商务车好,既方便,又不至于太浪费。
小波决定将这件事情向新上司汇报一下:“经理,您看,今天我们需要与XX公司进行谈判,有以下几种行车方案……”他将几种方案的利弊向经理分析了一番后,紧接着就说:“所以,我决定使用公司的商务车。”刚刚说完这句话,小波便发现,经理的脸色有些不悦了。紧接着,上司生硬地拒绝了小波的要求:“可是那天公司有其他事情正好要用商务车,你们还是选择其他的出行方式吧!”小波愣住了:自己早就问过司机处,商务车这几天都处于闲置状态,而且傻瓜都能看出来自己的方案是正确的,为什么上司会拒绝?
小波有“凡事向上司汇报”的意识很好,错就错在他“措辞不当”。他不该说:“我决定使用公司的商务车!”在上司的面前说这种话,无疑是在无视老板的尊严与威严。决定永远应上司做出,而不是自己擅自做主,更何况,小波的上司还处于“新官”上任期。
其实,在与上司进行沟通时,我们完全可以借鉴以下技巧:
(1)保持自我思维与上司同步
真实、准确而又充分的信息是上司进行决策的基础与前提,因此,我们应善于理解上司的意图,上司所感兴趣的问题是什么?他们关注的重点是什么?做到与上司思维同步.并及时而准确地向他传递相关的信息与资料。特别是那些与公司发展、团队进取密切相关的信息,这些信息往往决定着上司能否在工作中获得长足的进步?毫无疑问,那些能够为他们提供此类信息的人,更能获得重视。
在向上司提供信息时,你需要做到以下两点:
- 善于对信息进行总结与提炼,只向上司提供那些有价值的信息;
- 信息中应有具体的数据,多使用真相来说话。
(2)理解上司真正的期望
如果你根本无法理解上司的期望,那么,你很难做好上司交代的工作、若上司给出的指示中存在着任何问题或者要求不清楚的地方,你都应在行动之前一一问题清楚,并经过缜密的思考以后再提出来。这不仅会使你对需要干什么有更好的理解,同时还会使上司对你的要求进行改进,因为上司也需要对你所提出来的要求进行考虑。而这样做的好处在于,你可以通过几分钟的时候弄清楚指示,避免再花几天的时间去修改已完成的任务。
(3)主动进行反映
当你认为上司不重视你时,你应扪心自问一下,你是否懂得主动地报告自己的工作进程?主动地让上司知道他布置给你的任务,你完成了多少、还有哪些没有完成,遇到了怎样的问题……通过你的反映,上司会知道,你处于什么阶段、做到了何种程度。这种沟通方式不仅有利于上司了解你的进程,同时还能够让你避免过度的偏差。
向上司反映问题有一些小技巧可以借鉴:
- 反映问题时,列出提纲,你要讲什么?需要从哪几个方面来讲?先讲什么?后讲什么?这些你都应考虑进去;
- 反映问题应属实,在简单地核实过后,证实确有其事,再进行汇报;
- 表达问题要积极,给出解决问题的方法,而不是急着找出谁要对问题负责。
(4)对上司的询问要清楚回答
在上司向你提出问题时,你应根据事实进行清楚而有条理的回答,面对上司的询问,总是吞吞吐吐、有问没答的,这样的下属只会让上司感觉自己所用非人。
(5)毫无怨言地主动接受工作
有时候,上司临时交代一些事情要做.下属就会嘟起嘴,一副不情愿的样子,这样的下属无疑会让人感觉失望。要知道,若你期望从上司那里得到积极的认可,那么,你便需要从接受任务开始,让自己表现得更好。
(6)选对与上司接触的时机
不看时间、不看地点一味地行动,只会给你带来麻烦。你必须要选择好与上司进行接触与交往的时机与场合。
上班时间
这段时间里,你与上司进行沟通最好安排在上午或中午刚刚上班时。这一时间段里,上司可能还没有正式展开自己的工作,他们的情绪与精神都处于较佳的时刻。若你去与他进行恰当的沟通,他会更认真、更有精力去倾听。最不应去打扰上司的时间是快下班时或下午过半时。
上司心情较好、比较空闲时
此时你提出一些有关工作方面的建议、要求,上司可能会欣然答应,或者会表示尽快进行研究。有些职场中人会利用休息时间或者节假日里,与上司一起参与一些娱乐活动,这也是与上司进行接触与沟通的好方法。
通过以上措施,再加上自己在工作中的积极与主动,你与上司之间的正能量交换场便会形成,你的积极与主动也会被上司看到。