你的收件匣内有个请柬：邀请你去参加你根本不想去的一场会议。也许是因为它被硬塞进你的行事历中所剩不多的空档，或是因为在它预订开会的时间，你已预订要参加另一场会议，现在你得决定要回绝哪一个。不论原因为何，有时你就是必须回绝会议邀请。
你的第一个挑战是，必须决定要回绝哪一场会议。在这件事上，一点点纪律就大有助益。你应建立一套参加会议的标准，并且好好遵守。
首先要评估会议的价值。那个会议是否关于某件重要、有时效性、值得做的事？它是否有明确的目的和议程，为会议的成功作好准备？是否有背景资料，事先提供给与会者？受邀的与会者是否合适，能达成有意义的进展？如果无法从邀请函上清楚看出会议的价值，你就应在作出决定前，回信给对方提出一些开放式的问题：
- 「可否可多提供一些有关议程的相关资讯？」
- 「在这个议题上，我们目前处于决策的哪个阶段？」
- 「我应该如何为讨论做准备？」
如果这个会议显然值得参加，那么你的下一个问题应该是，你是不是适合参加的人？议题是否在你职务的职权范围内？你有没有所需的专业知识，可以对会议作出贡献？对于会议待作决策的层级，你参与决策的资格条件是过低还是过高？如果你怀疑自己为什么会受邀与会，可在回覆之前先询问安排会议的人，：
●「你希望我对这次会议有什么贡献？」
●「我的部门还有谁会去参加？」
●「我要代表谁的立场发言？」
最后，如果你认为这个会议有价值，而且你的参与对讨论有助益，那么你必须决定，这个会议对你来说是否为目前的优先要务。会议的主题对你的职务有多重要？相较于你当下的其他需求，那项议题有多重要？你的贡献有多独特，以及是否有人比你更适合参加那个会议？
如果你无法对上述三个标准的任何一个作出肯定答覆，那么你应该回绝那个会议，但要谨慎处理。你应该让你的同事觉得，即使你不参加他的会议，你仍是优秀的团队成员，是有积极贡献的人。可考虑下列一些不同的做法：
我可以让那个会议取消吗？如果会议未能达到前述的第一项标准，因为你认为它的安排导致不太可能成功开好那个会，不妨花点时间和会议召集人讨论你担心的事。他可能会反驳你的意见，但你可能会触发两个正向结果的其中一个：会议作了更好的安排，成功机会提高，或者会议取消了。可尝试以下的说法：
- 「这是个有趣的主题。从我们本年度的优先要务来看，我不确定我们已经作好准备，可让会议的讨论有成效。可不可以延后这项会议，等到工作小组有更多进展之后才开会？」
- 「我很期待针这个议题作一些决定。从会议邀请函看来，好像生产部门的人没有参与。我想等到生产部门有人愿意出席再来谈。否则，我们无法作出任何决定。」
- 「从邀请函的讯息看来，这个会议的目的似乎是为了提供资讯。有没有可能发给大家一个摘要概述，而不是召开会议？」
我可以推荐别人取代我出席吗？如果那场会议很重要，但它不符合前述第二项标准，因为你不是出席会议的合适人选，那就试着推荐别人参加。务必要花些心力去找合适的人，才不会显得你是在推卸责任。不妨尝试提出以下建议：
- 「你有兴趣听我的意见，令我受宠若惊。但我觉得我不是最有资格讨论这个议题的人。我稍微研究了一下，看起来帕特拥有你们需要的背景。是否合适改邀帕特来取代我？」
- 「这是决策会议，所以我认为让我的经理代表我们团队出席，比较合适。」
- 「谢谢你邀请我参加这场会议。但我觉得目前我不是出席会议的必要人选。如果你觉得无妨，我想让乔西代表我出席会议。」
我可以事先作出贡献吗？如果那场会议不符合第三项标准（你确定那是你可以提供独特价值的重要议题，但你排不出时间出席会议，或出席会议不是你的优先要务），你就有机会事先提供价值。花几分钟写下一些想法，提供给会议主席或合适的与会者。这会比出席整场会议有效率得多。你可以这样回覆召集人：
- 「这会是很重要的讨论。我无法出席，但我会找一些时间来分享我的想法，你可以在开会讨论时参考我的想法。」
- 「我很抱歉，我不能参加那场会议。如果我事先告诉你我的想法，是否可以请你在会议上代我提出？」
我可以只出席那场会议的一部分吗？如果一个或多个议程项目确实都符合你的三个标准，但其他议程不符合，那么你或许可以只出席会议的一部分。你可以用下列选项之一回覆：
- 「谢谢你的邀请。对我来说，参加重新打造品牌的那个部分的讨论很重要。目前我还有其他要务要处理，所以那个部分的讨论结束之后，我就必须离席。」
- 「有没有可能在第一个议程中也讨论重新打造品牌？我不能出席整场会议，但我真的很希望对那个议题有所贡献。」
无论你选择哪一个做法，都是要达成三件事。首先，要尽量善用时间。其次，告知会议召集人你作决定的理由，让他了解你为何不能出席。第三，是努力满足会议召集人的需求，即使不是以原本预期的方式做到的。
起初这可能会带来一些文化冲击，但那些每周开会35小时、不堪重负的每一个人，很快就会佩服你的严谨做法。只要记住，对于那些回绝你开会邀请的人，你也必须同样地礼貌对待！