在开会事前准备
公布议程。准备一份清楚的议程，让与会者了解会议将如何进行，如此可提升虚拟会议的成效。议程可以让你的与会者思考和准备每项主题。这对于英语为第二语言的人来说尤其重要。如果人们可以事先准备，他们就能够更全面和有力地参与。期望人们在会议中，当场发展他们的想法，然后强而有力地表达，只是不切实际的期望。
议程不需要非常详尽。针对每项主题，你应该要能回答下列这些问题：
- 这项主题为何会在我们的议程上？
- 会议中分配了多少时间来讨论这项主题？
- 讨论结束时，我们想要达成哪些目标？
- 我们需要与会者提供哪些东西？
在规划每项主题所需的时间时，分配比你认为的多出20%的时间给每项主题。获得与会者的广泛参与，了解每个人是否都有机会表达个人观点以及提出问题的过程，需要时间—大量的时间。依照议程上的主题，逐项进行讨论时，你不应该感觉到有任何压力。如果你个人或是团队成员觉得时间上有压力，那会议就无法获得清晰明确和协调一致的结论。如果不需要那么多时间，你总是可以提前结束。
召开会议前先确认，在每一段讨论中你想要听到哪些人的意见。
- 哪些人会让对话顺利展开？
- 哪些人会因为讨论的主题而受到最大的影响？
- 哪些人可能会有不同的观点和想法？
- 哪些人的经验需要引进对话之中？
人们有时需要表达这种感觉：自己在团体中有参与感和能够贡献价值。因此人们必须有机会，分享对于某个主题的看法。当你跟他人处在同一间房间里时，要做到自我表达就可能有困难，而在虚拟情境下就会更加困难。第一步是要让大家知道，你想要每个人都参与；第二步则是有策略地和温和地召集大家。事先知道，每一项主题你想要谁参与对话，会让事情变得驾轻就熟。
领导会议的进行，完成议程的讨论，获得广泛的参与。
跟团队讨论你想要管理对话的方式。虚拟会议需要更强而有力的领导方式，因为你无法触及那些非语言的暗示，无从得知与会者是否有问题，或者是否想要参与讨论。另外，这类会议也需要你个人更多的同理心，更周详的思考，因为相较于身处在同一间房间里，虚拟会议的与会者会觉得彼此间的连结感比较低。
要求大家同意你对会议有所规范，以便你能放松并好好主持会议。我通常会要求下列事项：
- 请大家同意主持人坚定地维持对话切题
- 当时机恰当时，主持人可召集不同的人来开会
- 大家同意把科技用品暂时搁置不理，除非有重要原因需要随时使用
除此之外，我也让与会者知道，虽然我对会议有所计划，但若大家有其他想法，可让会议对大家都有用，我还是非常乐于接受。
事前取得与会者同意，让你能引导团队，而不至于负面评估任何人。同时也让团队摆脱平常互动的方式，真实地参与会议。四到五人的小团体相约喝咖啡聊天，轻而易举就能让人放轻松做自己。不过，在较大团体和虚拟团体之中，对话如果要安全且有效，就需要特别安排。
在会议开场白中，你可以考虑谈到下列这几点：
「在大家的许可下，今天我想要以慎重的方式来管理我们的对话，好让大家都可以切题讨论，并且确保我们听到每个人的意见。请不要把这样的做法说成是我想要严格管理。大家只要看成是，我想要多一些自由，以便让对话能够维持聚焦，还有我需要各位的允许，以要求大家确保在一项主题结束之前，我们都能让每个人提出问题和表达观点。」
「在每段对话里，我想要请特定的与会者提出某项主题。我已经记下哪些人我认为会受到影响，也会跟牵涉其中的每个人确认。当然，如果你想要补充一些意见，而我还没请你发言的话，请勇于发言。如果你还没有表达过你的想法、问题和观点的话，任何时候你都可以参与任何的对话。」
接下来，小心地管理会议的对话。
慢慢进行。当人们说话时，如果你无法看到他们，不只比较难听懂发言，要处理发言的内容也会变得更为困难。简明扼要的发言会有帮助，较为平稳的语调也会提供人们空档，以便提出他们的问题。记录下哪些人已经发言过，可以协助提醒你，你可能邀请哪些人加入对话。
你可以考虑增加一个流程步骤，以检查每一项主题的清楚程度。当缺少了视觉提示时，当与会者不了解或不同意时，你便无法肯定辨别。如果你的与会者拥有不同的语言或文化背景，想要获得清楚明确和协调一致的会议结论，就可能需要更多反覆对话的时间。
你可以使用下列五项结尾元素，慎重地结束每一段对话：
- 确认完成：任何人还有任何其他尚未表达过的事情想说或提问吗？
- 确认协调一致：大家对于我们这段对话的结论都满意吗？
- 确认接下来的步骤：大家都清楚哪些人要采取行动，以及那些行动何时会完成吗？
- 确认价值：你从这段对话当中获得了哪些价值？
- 确认感谢：我们应该感谢任何人吗？
事实上，随着我们的工作环境持续从办公室空间转变成网络空间，成功地召开虚拟会议就会变得非常重要。一心多用，一边忙着其他工作，一边听着会议进展的做法，未来将不再可行。无庸置疑地，召开和领导会议的人要为会议的成效负责。由于虚拟会议带来的额外困难，透过事前准备、提出问题和分享我们的想法，我们大家都可以促进正向的改变。