员工的权利和责任中关于员工权利的讨论对员工惩罚做了简要介绍，因为员工权利通常是惩罚性案件中一个关键的问题。惩罚是一种实施组织规则的培训形式。组织中最常受惩罚体系影响的是那些有问题的员工。幸运的是，问题员工只是一小部分，但他们却常常造成最难缠的形势。如果雇主不能很好地处理问题员工，则会对其他员工或工作组造成负面的影响。通常由问题员工引起的惩戒性问题包括缺勤、生产率低下、酗酒及不服从命令等。
经理和主管是制定惩罚决策和执行惩罚的人。在采取惩罚行动之前，人力资源部门通常会咨询人力资源专家，他们在执行惩罚措施之前可以帮助经理。
惩罚的方法
惩罚体系可以被看做是纠正有问题或无生产率员工行为的具体应用。最好的惩罚是自我约束，当大多数人明白了工作的要求是什么时，可以依靠他们有效地工作。但有人发现，外部惩罚可以帮助他们自我约束，这一哲学导致了对正面的惩罚方法的开发。
正面的惩罚方法
使用正面的惩罚方法的人认为，违规通常是无须处罚而可建设性纠正的行为。在此方法里，经理们应着重发现事实并指导和鼓励期望的行为，而不是使用惩罚去阻止违规。正面的惩罚分以下四步：
- 忠告。这阶段的目标是提高员工对组织政策和规则的认识。通常人们只是认为要知道规则，知道惩罚可以阻止违规。由组织中一位主管给出的忠告也可以起到正面的作用。
- 书面记录。如果员工不能改正自己的行为，则有必要在主管与员工之间举行第二次会议。第一阶段是以口头形式进行的，但本阶段将以书面方式记录下来。作为这一阶段的一部分，员工与主管制定书面的解决方案以防止发生进一步的问题。
- 最后警告。当员工不遵守第二阶段的书面解决方案时，就要给他举行最后的警告会议。在此会议中，主管向员工强调改正不合适行为的重要性。一些公司给予员工一天的带薪假来得出一种坚决的书面行动方案以纠正问题行为。这主要在于向违规者强调问题的严重性及经理人确保问题行为得到改变的决心。
- 解雇。如果员工未能遵循前面制定的行动方案且存在进一步问题时，那么主管将会解雇该员工。
正面的惩罚办法优点在于强调了问题的解决。正面的惩罚方法最大的困难在于主管和经理要成为有效的忠告者需要大量的培训，而且，该过程常常比下面讨论的渐进性惩罚方法占用更多的时间。
渐进的惩罚方法
作为另一种方法，渐进的惩罚方法包含一系列步骤，其中每一步都比以前更加紧迫，用来改变员工不合适的行为。图表16—12就是一个典型的渐进的惩罚体系，大多数渐进惩罚程序在解雇前使用口头和书面警告及停职调查。在一家制造企业，如果员工工作不专心而未能改正，当一年中第三次出现这种情况时，可能导致停职调查。停职调查向员工传递了很强烈的信息，即必须改变组织不希望的工作行为，否则可能会被解雇。
渐进的方法在员工被解雇之前给予机会纠正低效行为。遵循渐进顺序确保问题的本质与严重性已经清晰地传达给员工。不是所有的案例中都要遵循渐进惩罚程序的所有步骤。对一些严重的过失会免除渐进程序，可能导致立即被解雇。导致立即解雇的典型错误行为如下：
- 工作时酒精中毒；
- 拥有武器；
- 工作时喝酒或吸毒；
- 打架；
- 盗窃；
- 雇用申请表造假。
可以不使用惩罚的理由
有很多理由使得经理不愿意使用惩罚，主要理由如下：
- 关于惩罚的组织文化。影响惩罚使用的一个因素是组织文化与管理层使用惩罚的意愿。如果组织“规范”是避免惩罚问题员工，那么经理就更加不可能使用惩罚。不情愿使用惩罚甚至扩展到不愿解雇问题员工。
- 缺乏支持。许多经理不愿意使用惩罚，因为他们担心自己的决策不会得到更高层管理者的支持。支持是组织文化的一个功能。
- 罪恶感。一些经理觉得自己在成为经理之前，曾犯过与员工同样的错误，他们不能因自己曾犯过的一些错误就惩罚他们。
- 丧失友谊。允许自己和员工关系太亲密可能使经理们担心使用惩罚程序会丧失那些友谊。
- 浪费时间。纪律在恰当使用时，需要大量的时间与精力。有时经理避免花费时间采取惩罚行动会更容易些，特别是他们的行动可能被高层管理者检查并推翻时。
- 对诉讼的恐惧。经理越来越担心因惩罚某人而被起诉，特别是采取惩罚的最后一个步骤——解雇。
有效的惩罚
出于法律上的担心，经理必须理解惩罚，并接受如何恰当地管理它。有效惩罚的目标应该在于行为而不是员工个人，因为惩罚的目的是提高绩效。惩罚可能与绩效正相关，这使那些觉得惩罚会伤害违规者的人感到惊讶。分配与程序公平表明如果经理忍受不可接受的行为，团体可能觉得不公平。
员工惩罚的热炉规则
多年来，“热炉规则”是主管学习如何惩罚的主要内容之一。
热炉规则：好的惩罚就像一个热炉，因为：
- 它给人警示。热炉警告人们，如果你接触到它，可能被烫伤。员工在惩罚发生之前也需要这样的警示。
- 它是持续不断的。热炉每次都很烫。好的惩罚每次在相同的情况下都做同样的判罚。
- 它是直接的。如果接触到热炉，它会直接烫伤你。抵制惩罚的时间越长，对改变行为的效果就越差。
- 它不受人为因素影响。无论谁碰到热炉都会被烫。好的惩罚不是情绪化或者随机的，它对每个违规者的影响都是一样的。
这个规则做的分析可以帮助管理者记忆惩罚的基本要素。
主管培训
培训主管和经理何时及该如何使用惩罚很重要。研究发现，在过程公平中培训主管作为惩罚的基础，比由未经培训的主管施行惩罚，更能得到他们的公平感。不管采用哪种惩罚方法，对忠告与沟通技巧提供培训I都很重要，因为主管和经理在处理员工绩效问题上也将使用这些技巧。
解雇：最后的步骤
惩罚程序的最后一个步骤就是解雇。在解员工工时，经理可能觉得内疚，而且有时内疚是正当的。员工的失败可能是因为经理未能创造一种合适的工作环境，也可能是员工未得到充分的培训，或者可能是管理者未建立有效的政策。经理为员工负责，在某种程度上他们共同承受对失败的指责。
惩罚的正面方法和渐进方法都表明，当采取解雇措施时，员工很清楚已被警告过绩效问题的严重性。如果解员工工是因为他们未遵守自己的承诺，那么在陪审团看来，可能更显得有说服力。而且，这样的体系似乎降低了导致员工首先起诉的情绪反应。当解雇发生时，解雇的理由应清晰阐明。任何美化理由的努力最终都会使员工迷惑，且如果对解雇决定起诉的话，还会损害雇主的利益。许多雇主提出了具体的信函或备忘录，证明已将解雇决定告知员工。
通常，使人力资源代表与员工的主管或经理同时出席解雇会议是有价值的，这使所发生的事有了额外的证人。而且，任何解雇福利及其他与人力资源相关的问题都能够得到阐述。最后，在整个解雇讨论中，很关键的是主管与其他人保持专业与冷静，而非变得情绪化或使用讽刺的言辞。