巴斯将沟通有效性定义为一方向另一方告知某事后，在多大程度上能确保对方了解自己所说的内容。从更一般的意义上讲，有效沟通(effective communication)指的是在发送和接收信息时，确保信息从发送者传递到接收者处的能力。对领导而言，很少有一种技能像沟通这样至关重要。研究证明，好的领导者能够表达自己的感觉和想法，从别人那里积极吸收新观点，能有效阐述自己的观点，说明自己的立场，以及说服他人。好的追随者似乎也是如此，尽管在这方面的研究很少。此外，领导者的沟通质量与下级的满意度、下属的生产率和服务质量均存在正相关关系。有效的沟通技能非常重要，因为它能为领导者和追随者提供更大程度上接触涉及重要组织决策的信息的机会。
沟通最好是被看做一个过程，它始于一方想与他人交换特定信息。这一意图最终表现为某种特定的表达，它可能会也可能不足以传递最初想表达的信息。沟通的下一步是接收。正如微弱或含糊不清的收音机信号或功能不良的天线失灵一样，接收到的信息与发送的信息并不总是一致。接收之后就是解释。如果一位司机问：“还要我回来接你吗？”乘客回答：“对(right)。”乘客的意思是“是的”，还是“向右转”呢？最后，仅仅是接收和解释信息也是不够的，其他人的解释不一定与一开始打算传递的信息相一致。因此，建立一条反馈回路来评估沟通的总体有效性是有益的。
沟通技能的知识构成包括领导者的意图，了解何种媒介最有效，了解信息是否被对方听到和理解。沟通技能的行为构成包括与语言和非语言沟通相关的那些行为。关于信息是否为接收者所理解的反馈，就构成了沟通技巧的评估部分。反馈的一个重要方面是，它是沟通过程中前面各步骤的结果。在现实中，沟通过程的有效性取决于将沟通过程中的每个步骤进行成功整合。只是某一个步骤（如语言表达能力）有效是不够的，成功的沟通需要从整个系统的有效运作来加以判断。
信息传递的目的不明确，领导者或下属的语言或非语言动作不一致，接收者没有听到该信息，或者由于一方误解了另一方的信息，都有可能导致沟通的破裂。大多数人认为自己是有效的沟通者，信息的发送者和接收者似乎都相信沟通破裂是另一个人的过错。沟通破裂常常导致就特定问题指责对方，或者双方“针锋相对”。避免这种与沟通破裂相关的针锋相对局面的途径之一，就是将沟通视为一个过程，而非一套互不关联的个人行为（如向某人发出指示）。领导实践者可以将与沟通相关的冲突降到最小。
领导者可以通过如下方式改善沟通技能：在说话之前确定自己的沟通目的，选择适宜的交谈环境和信息媒介，发送清楚的信号，积极地确认他人能理解信息。下面对领导者用于改善沟通技能的部分方法进行更为详尽的讨论。
了解你的意图
当你清楚自己的沟通意图时，与他人的沟通会更有效。了解沟通目的，领导者或追随者能更好地确定是在公开场合交谈还是私下交谈，是口头交流还是书面交流，等等。这些决定看起来微不足道，但信息的具体内容往往会因沟通的方式和地点而得到加强或削弱。
选择合适的环境和媒介
经验法则告诉我们，领导者应该公开表扬下属，而在私下里惩罚下属。这一说法指出了选择一个能增进沟通效力的物理和社会环境的重要性。例如，如果领导者有一间私人办公室，那么与下属的沟通中有多少应该在办公室私下进行，又有多少应该在下属的工作地点进行呢？
有些时候，办公室当然是最好的谈话场所。但这个决定并非领导者需要考虑的全部内容。办公室的家具布置会增强或妨碍有效的沟通。当两个人以90度角的姿势坐着，而且彼此坐得很近时，会强化非正式的个人沟通；而领导者坐着，下属站立在一旁，或者领导者与下属之间隔着办公桌交谈时，则会强化正式的沟通。
此外，领导者的沟通往往发生在整个组织的大环境下，这包括范围更广泛的当前实践、政策和程序。领导者要注意他们的言行举止不会背离或抵触这一更大范围的组织沟通，包括他们自己的上级。组织因素还有助于领导者确定特定的沟通内容是适于口头表达，还是适于用书面形式表达。口头沟通是最迅速、最个人化、最灵活也是最有影响的；当需要双向沟通或个人化因素很重要时，口头沟通是很理想的选择。在另一个极端，当领导者需要对沟通进行记录，或者需要以特别的方式在不同时间、不同场合向不同人传递某些信息时，保存期更长的沟通方式是最适宜的。
发出明确的信号
领导者和下属能通过多种途径增强其沟通的清晰度。首先，意识到对方的专长水平、价值观、经验、期望，以及这些特征将如何影响他们的评判标准，将会很有帮助。例如，领导者向下属简要介绍组织的一项新政策，而后者基于不同的价值观和期望会对该政策做出不同的解释。对下属的评判标准保持高度敏感，并相应调整信息，领导者就能尽可能地减少沟通破裂的情况。澄清信息的另一种途径是，在沟通信息之前，与下属形成共同的评判标准。例如，考虑下面这段话：
使用典当宝石提供的财务支持，我们的英雄勇敢地藐视所有意欲阻止其进程的轻蔑嘲笑。他说过：“你的眼睛会欺骗你，一个鸡蛋而非一个桌子，可以准确地说明这个未经探查的星球”。如今，三姐妹都在努力寻找有力的证据。
她们孤独地前行，有时穿过广阔的原野，但更多时候经过险恶的山峰和峡谷，当许多怀疑者散布关于边界的可怕谣言时，一天就像一星期一般漫长。终于，出现了迎接她们的飞禽，她们成功了。
许多人逐渐意识到上段文字是关于克里斯多瓦尔·哥伦布的。但一旦了解了正确的评判基准，以前令人困惑的东西就变得合理了。如果领导者在引入新内容之前描绘出共同的评判基准，就会使下属更容易理解新的或含糊不清的内容。
发送清楚信息的另一个途径，就是使用熟悉的词汇、专业术语和概念。这可以在信息接收者熟悉这些术语时，澄清和简化信息。然而，包含专业术语的信息也会使不熟悉这些术语的信息接收者更为困惑。例如，美国空军学院的一年级的一位学员可能会对另一位学员说：“我希望这周末能有一次ONP，因为在三次GR、一次PCE和一次SAMI后，我需要一次ONP。”由于第二位学员了解这些组织内的专门用语，他在理解对方说什么上没有困难。但是，一位不熟悉空军学院的人可能对这一谈话意味着什么完全摸不着头脑。领导者应当确保追随者了解他们所使用的全部术语，特别是在下属相对缺乏经验的情况下。（那个学员说的是：“我希望这周末得到去市区的许可，因为在三次专业考试、一次军事测验和一次寝室检查后，我需要放松一下。”
提高信息清晰度的另外两个途径是使用毫不含糊的、具体的术语，并发送适当的语言或非语言信号。例如，领导者告知下属，“你这个月的销售额比上个月减少了22%”，会比说“你这个月的表现不好”更能有效地表达他的担忧，同时也会减少下属的戒备心理。因此，信息越具体，接收者就越不会对它的含义感到困惑。此外，如果领导者的非语言信号与信息内容一致，他们的沟通会更有效。追随者和其他人一样，会在领导者发送的语言和非语言动作不一致时，感到困惑并更倾向于相信非语言信号。类似地，追随者也会向领导者发送不一致的信息。沟通总是双向的。
不一致的语言和非语言信号中，有一种破坏性特别强，那就是挖苦讽刺。并不是信息所表达的愤怒本身在领导者和追随者的信任关系上打进了一个楔子，这一效果是由不诚实词汇所传递的隐含信息造成的。领导者总是与下属共享其当下的感受并非明智之举，但如果领导者想要分享自己的感受，以适当的方式来表达就是非常重要的。类似地，下属与领导者分享自己的当下感受也非明智之举，但如果他们真的这么做了，表现出一致的语言和非语言动作就是至关重要的。
主动确保他人理解信息
领导者和追随者可以通过双向沟通和注意他人的情绪反应，来确保他人了解自己的信息。有效的领导者和下属往往会积极进行双向沟通（尽管这往往是在领导者的控制之下，而非追随者的控制）。他们可以通过许多方式进行双向沟通：寻求反馈、加入到对方的工作领域中去，而对于领导者，还可以表现出在“广开言路”政策上的真诚态度。
虽然这些步骤似乎很直接，但领导者相信自己运用双向沟通的频率总是多于其追随者感知到的使用频率。领导者可以留心下属发送的非语言信号，以了解自己发送的信息的清晰度。当追随者的语言和非语言信号看起来不一致时，这可能是因为传递给他们的信息本身就不明确。例如，当追随者口头表示他们已经明白某一特定任务时，他们看起来却还是相当困惑。在这种情况下，领导者为了消除这些困惑，有必要直接解释这种模糊信息。