我们都愿意像泰戈·伍兹(Tiger Woods)或厄尔尼·埃尔斯(Ernie Els)(著名高尔夫球手。——译者注)一样,但遗憾的是我们不是,因此我给你的建议就是改变这种现状。我们所能做的就是在高尔夫球道上不断练习击球,在球场中不断练习射门,练习轻轻击球入洞,不断地刻苦磨练。谁都无法预测这些练习会将你带到怎样的一个高度?这个道理同样适用于项目管理。
我是项目管理的狂热者,它作为一门商业管理学科,其所有的技术、程序、方法、技能、工具和年汇会议使它成为目前最令人兴奋的工作之一。你可以把它称为公共管理意识,或是任何你喜欢的名称。项目管理真的是一个有利可图、报酬丰厚的职业。你很可能会喜欢它,并成为一名伟大的项目经理。然而,不要认为成为项目经理就像在公园中散步,不是这样的。你不能简单地把一个项目经理放在你从某个著名公司买来的某个项目管理软件后面。不要认为这是件简单的事情。它是向着大山的艰难行进,它是恶劣艰苦的工作,但又是完全必要的。通过在具体项目中努力工作,你最终在运作项目时会变得越来越专业和渊博。以下为项目管理经验作了一个比喻。
几百年来,喜马拉雅山脉的山民经受着珠穆朗玛峰附近的西藏库姆布(Khumbu)地区的极度恶劣的条件。在西藏,人们认为珠穆朗玛峰是“世界的神母”。1953年,经过多次失败后,一位叫坦京·纳吉(Tenzing Norgay)的人成了登上珠穆朗玛峰顶的两个人之一。至今,当地的山民以他们对地形的独特知识和对高纬度气候的精通而被很多登山队雇用。他们的经验帮助全世界的登山者到达了顶峰。同样的,项目经理也经常遇到似乎不可能克服的,令人难以想象的困难——由于技术或是项目的复杂性引起的,同样可以利用那些曾经经历过这些的顾问和有经验的项目经理来渡过难关。
但是,好的项目经理是很难找到的。然而,一个趋势是确定的:就在一个项目成功完成之前,这个项目已经被改变了,而同时另一个项目即将开始,这样的趋势难道不让人感到灰心吗?项目总是比项目经理多,更令人难以置信的是许多项目都需要比过去更先进、综合性更强的技术。今天我们大家面临的是何等的挑战!项目经理(包括这个职业的新手和现有员工)必须能够成功地交付项目、我们完全有理由说,项目管理是当今世界上最受欢迎的职业之一。
一个组织往往会根据候选人水平的高低和他们的办事能力来进行选择管理项目。这些项目经理通常是以任务为导向的,有着很强的紧迫感,并且热切地关注项目的开始和完成。
各个行业部在不断地适应技术的变化,因此就不会雇用那些只有必要的项目管理方面技能的人,虽然这些技能能够确保新项目成功地交付。通常组织不会考虑雇用职能经理,因为他们只熟悉商业事务的操作,不熟练跨组织界限的工作。今天,项目需要那些不仅有项目管理知识,而且有真才实学的人来管理。
客户希望项目经理是有能力的,不论问题多复杂都能给出解决方案。项目管理最简单的那部分管理方式是很基础的,它与其他类型的管理很相似,包括一般的管理法则,如计划、组织、指导和控制。然而,项目管理也非常关注其他一些管理原理,如项目整体管理、项目风险管理、项目沟通管理、项目时间管理和许多其他相关方面。这些管理原理是有效地按照进度计划、成本和质量要求交付项目所必需的。
一位同事曾经问我,当前的管理已经很到位了,那么该项目是否真的还需要项目经理。我认为答案是即使是世界上最好的足球队也需要一个队长来领导他们。
项目管理使用了一套公共的程序和标准,它们贯穿于任何项目的始终。项目经理必须能够处理不断变化的技术和方法,这是一个大趋势,如果忽略了这些,就会导致项目过时或在这个项目完成之前项目就已经发生变化。
然而,今天IT业的项目经理所面临的是必须跟上技术的步伐,技术正以极快的速度变化着。这些因素使得选择合适的人员来领导项目变得很重要。作为顾问和一个一直从事项目工作的项目经理,我的经验使我意识到当今的项目经理需要一个简单而实用的方法来管理项目。
项目发起人的责任
在承担任务方面,项目发起人为了达到项目目标承担了全部的组织职责。实际上,项目发起人是老板。在组织中发起人总是一个高级人物,他对商业有很大的影响,具有与正在实施的项目相关的必要经验,或具有使事情发生的组织能力。发起人也可以被冠以高级经理、主管、CEO或CIO的头衔。发起人知道完成项目的各种方法,有些方法会让项目经理花无限长的时间,但也有些方法可能只用一天就可以完成项目。发起人也要监督项目的全过程,遇到冲突时给予支持服务。担当项目发起人角色的人员应对以下几点负责:
- 选择项目经理
- 设定项目目标
- 领导整个团队
- 把项目卖给项目关系人
- 如果项目经理不能全部解决的话,解决至关重要的风险和问题
- 确保项目经理正在交流进度状况,并采用了最好的方法
- 确保已被获准进入下一个项目阶段
- 批准重大的项目变更(与变更控制委员会(CCB)一起)
- 为项目提供全面的指导
- 如果项目需要,提供可能的帮助以获得宝贵的资源
- 帮助项目经理做出评估和执行报告