主管总希望决策定了就是定了,但种种经过深思熟虑的决策,却又常常遭到老板、同事决定重新讨论、甚至是无视,使得进度拖延,也滋生种种不满、困惑及无力感。有什么办法,可以让自己的决策更有份量而不受动摇?在我们为新书《简单的破坏》(Simple Sabotage)做研究的过程中,就找出决策遭质疑最常见的三种原因。我们也明确提出相关应变措施,让你确定他人能够照着你的计划行事。
原因1:「你没问过我!」
一听到决策结果,就有人起身阻止,声称没人问过他们的意见。或许他们确实不同意这项决策;但也有可能不是如此,只是不高兴自己被排除在决策过程外,而希望重新讨论。在企业或组织成长的时候,决策权分落在多人手中,很容易就会发生这种情况。这里的问题在于这个人究竟是否应该参与。有些时候,这个人确实无须参与过程;但也有时候,决策其实与这个人利害相关(特别是那些最后要执行决策的人),但他却被排除在外,这就是个问题了。
解决之道:澄清决策过程。居鲁士大帝(Cyrus the Great)曾说:「意见要多元,指挥要统一」。换句话说,在下决策之前,务必向正确的相关人士听取得足够的意见。这里说的并不是要听取所有人的意见,但一般来说,听了愈多意见,得到的支持也就愈多(即使是决策对他们不利的人也不例外)。市面上已有许多相关的可用模型(例如RACI),能协助你定义出整个流程从头到尾的各种角色及责任。对于可能提出反对的人,务必要谘询他们的意见;对于最后要执行决策的团队,也要请一名代表参与这个过程。在这之后,如果还有人站起来说「你没问过我」,你就能轻松解释为何未将他纳入决策过程,也能提出又是哪些人参与了这个过程。
原因2:「我以前没说,但现在说了。」
有人先前就对这项决策心怀疑虑,但却在已经定案后才决定要表达意见。这种到最后才出现的反对意见,有时候是来自资深高层;他们以为应该先让别人表现,自己只到最后一刻非不得已才出手,但常常整个时机也就太晚了。另外也有些时候,这种意见则是来自资浅员工,当下并没有足够的信心提出反对意见。
解决之道:一开始就定出基本规定:「沉默视为同意。」如果谘询某人意见、而他当时什么都没说,就视为他们赞成这项决定。不管是资深高层或是私交甚笃的同事,都不能在事后才说「我觉得不太好」。
原因3:「我知道我们已经达成某某决定,但我想用另一种做法。」
这可能是三者之中最危险的:原本同意某项决定,但后来却想在事后撤回同意、用另一种做法。通常这种情况是发生在负责执行的团队,负责人回去和团队成员再谈谈后,队员常常还有其他意见,结果就是执行团队在执行过程中自行做了调整、影响了整个决策,而且当初下决策的人常常还被矇在鼓里。
解决之道:首先,要确认是由谁负责执行,并且确认这个人了解整项决策的意向及细节,也了解彻底遵照决策行事的重要性。第二,订出有明确阶段目标的时程:何时达成决策、何时应传达给所有相关人士、何时开始执行,以及何时应完成。第三,订出分期的检查点,确认向正确的方向迈进。
不论在任何情况下,如果某项决策遭到质疑,都必须判断利弊,思考该重启讨论或是继续坚持。如果因为不当的原因就重新讨论或驳回决策,除了会影响企业组织当下的效率,甚至还会播下让组织文化犹豫不决的种子。有些时候是确实有充分的理由,应该要重新思考某项过去达成协议的计划,因此你必须要有判断的能力。一种快速的判断方式,是问问自己在决策确定之后,是否出现了任何全新而相关的事实。有可能是原本要下单的供应商大幅调高供应售价,也有可能是有人发现先前参考的数据不精确或不完整。在这种情形下,决策可能就该重新考量。但如果没有新的事实,就该参考一下大卫.法拉格上将(David Farragut)的名言:「去他的鱼雷;全速前进!」