管理沟通为了恰当地传递信息，公司要对以下两个步骤进行分析：一、必须确定如何传递信息，即沟通渠道；二、必须明确如何组织信息，即信息结构。
选择沟通渠道
沟通渠道即沟通的传递方法。一个组织选择沟通渠道要比个人选择沟通渠道困难得多。无论与组织沟通还是与个人沟通，个人可选择的沟通渠道往往有限，无非是口头形式或书面形式。但对于组织来说，可供选择的沟通渠道和传递方式就很多了。
个人电脑的出现给组织沟通带来了前所未有的变革。网络沟通也在影响着组织的内部沟通和外部沟通。例如，某公司要公布一项高层管理层中的人事变更决定，它可以通过一家报社向广大的目标群体公布这个消息。当然，它也可以通过备忘录或者电子邮件的形式向其雇员公布这个消息。
然而就是在这个简单的例子中，仍有许多可供选择的沟通渠道。他们应该选择一家地方性的报纸，还是一家全国性的报纸?如果是一家跨国公司，那么是否应该选择一家国际性新闻机构，如路透社?是否应该在主页上宣布这个消息?许多公司都有连接分散各地分公司的远程卫星传播系统，那么是否应该传递给雇员一个图像信息?还应考虑的一个全局性的问题，即什么时候发布这个消息最合适。应该让雇员最先听到这个消息，还是让某个新闻记者最先拿到这份独家新闻?
每次公司制定沟通战略，在实施之前都必须仔细考虑沟通渠道选择问题。但是，公司也必须考虑怎样最恰当地组织好信息，沟通应该包括哪些信息内容。
仔细组织信息内容
大多数沟通专家认为，信息构造方法无外乎两种：直接方式和间接方式。直接方式就是先说明你的主要观点，然后解释为什么要这样做；间接方式是先解释为什么，然后再说出主要观点。
公司什么时候应该选择直接方式，什么时候应该选择间接方式?一般来说，一个组织应该尽可能直接地把信息传递给尽可能多的目标群体。间接的沟通方式容易造成思路混淆，难于理解。
这方面的例子之一，是日本尼桑公司最初把Infiniti系列引入美国市场的经历。尼桑公司没有立即展出新汽车的照片，至今，他们的做法也没变。公司采取了一种非常间接的方式，典型的日本方式。他们着意景观美化，创造一种氛围，而不是立刻就把产品展示给公众。但是，这并没有帮助他们卖掉很多汽车。公司想做的是通过广告的方式创造一种形象，但是，这种产品和形象混杂的广告在美国的公众中并不受欢迎。公司的直接竞争对手，丰田的Lexus公司采取了一种不同于日本传统的方式，展示汽车的照片，获得了巨大成功。
当一家公司发现自己面临危机时，就会碰到同样的问题。加拿大石油公司就是一个例子。这是一家在20世纪70年代建立起来的国营企业，用以在石油危机时期保障加拿大石油供应的稳定。公司发展很快，在二十年内兼并了其他几家公司。到1985年，公司大约有10000名雇员。但是不久以后，油价下跌，公司开始大批裁员。十年之后，公司雇员只剩下不足5000人，公司每年亏损2亿美元，股价下跌了2／3。公司开始下功夫与剩下的雇员进行直接的沟通。通过简报、电子邮件、重点团体沟通和调查等方式，告诉他们公司目前的变化意味着什么。通过这种非常直接的方式，公司成功地转变了员工的态度和行为方式，渡过了裁员的危机。
除了直接方式和间接方式之外，还有第三种方式就是不传递信息。一种传统的方式是，在公司遇到问题时，采取充耳不闻的态度。但在今天，这种方法就不能奏效了，因为公众会要求给出答复，而且新闻媒体有很高的追踪水平，总会从某一恰当的角度报道事件全过程。一般来说，公司表示在没有弄清全部事实之前，无法发表任何评论，总比说“无可奉告”或者什么都不说要好得多。但是，公司管理者经常会受公司律师的影响，在美国这个法制社会里，说什么都要考虑法律后果。决定采取直接的方式就意味着要考虑公众的观点，对于一些公司来说，这比上法庭更重要。