组织的外部关系有时会成为经理人时间管理的天敌。每个组织都或多或少要和一些特定的利益集团打交道。有的客户可能应付起来很麻烦很烦人，但你也得面对，而不能忽视他们。供应商既有可能是很好的资源，也有可能成为负担。如果他们能履行承诺，那就是有力资源；如果不能，那将浪费你的许多时间来解决问题。
从低层到高层的各级政府机构会要求企业组织对其进行服务，这也会减少组织的工作时间。皮特·格雷斯(Peter Grace)在《联邦政府成本控制》(Federal Government Cost Control)上发表的一篇报告中，调查了36个专项小组、161名公司总裁、2 000名志愿者，并提供了2 478个独立、清晰、具体的减少成本和提高收入的建议。但这些建议很少被实施。大卫•帕克委员会发表了一篇在政府防卫管理方面的、题为《追求卓越》的报告，虽然得到的响应很热烈，但也没有被政府采纳。
社区委员会会找到各个组织，推荐社区活动，这些活动最终会对组织的运营产生影响。他们可能会让你派一个代表参加一些社区的项目。虽然这些组织的贡献是有必要的，但也要仔细考虑一下，是否组织提供的这些资源真的能带来某种形式的益处?所有这些外部的影响因素都是不无道理的，组织应履行其道德方面的责任，但对这些因素应该有所控制。
作为经理人，你可以写一份在未来十天中关于浪费时间问题的个人报告，说明浪费时间的根源。这个报告的工作量不大，并不需要借用电脑来完成。你只需要一张纸和一支笔就行。这个报告的目的是为了让你弄清楚你在哪儿花费了时间。过程很简单：你只要把大概事件写出来，而不是具体细节。你只需写下你这十天要做的事情和在上面花费的大概时间。结果会让你大吃一惊。这个报告的唯一目的就是让你找到你在哪儿耗费的时间最多。报告中要记下每件事情，这是只属于经理人工作范围的事情吗?这份报告是做给你自己看的。你只需记下在以下方面花费的时间：
- 打电话
- 上网
- 阅读和回复邮件
- 开会
- 实际工作
- 项目跟进工作
- 和员工一起工作
- 考虑未来的要求
- 外出
- 与专业人士和其他经理人的交流
- 组织的活动
总结这些事情会让你重新评估你的时间花费在了哪里并且好好分配时间。如果你花费太多时间与员工沟通，想想为什么会这样。是因为他们能力不够?是因为员工之间争权夺利?还是因为部门没有明确的总体目标?