确保员工及时准确地得到信息是管理者的主要任务之一。电子邮件也许是一种最新出现的沟通工具，但在善于激励他人的管理者手中却可以发挥出大价值。电子邮件的主要优势是快捷。一条消息能够在几分钟之内就绕过半个地球，到达某人眼前。这意味着，如果你想快速地向某人表达谢意，你几乎能够立刻做到——而就是这句简单的“谢谢你”，如果能够及时地表达，其激励效果将会大大增强。
电子邮件的另一个优势就是内容丰富。除了技术不成熟的早期电子邮件之外。所有的电子邮件都能让你传递图片和粘贴附件，还能让你将一个非常复杂的信息一次发给许多人。这个抄送功能不仅可以帮助你增加传播信息的机会。而且还可以避免让某个人因被你忽略而感到沮丧。不过尽管如此。你还是应该尽力根据不同接受者的具体情况对电子邮件做一些适度调整：这会进一步增强它们的激励效果。
作为一个练习，请现在就给至少两个人发送电子感谢信。如果你觉得没有人需要特别的致谢，就浏览你的通讯录，寻找最近曾为你做过些事的人，或者是你觉得近来联络不够的人。
但是你要注意。电子邮件也有它的缺点。它们发送得如此之快，以至于你可能还没有真正思量过邮件的内容，就把它发出去了。因此，永远要在发送你的电子邮件之前，把它认真地检查一遍。
此外，这种抄送功能在让你享受一次发送电子邮件给许多人的便利的同时，也可能会带来一个问题。没有人喜欢被垃圾邮件淹没。不要因为觉得可能对其有用，就把文件发给员工——而是要让真正需要它的人能够很容易地收到它。避免这种过量发送的一种方法是，把信息的接收变成一件主动而非被动的事。比方说，你可以把你的信息放到电子公告栏上。或者。使用电子邮件清单管理软件，使接收者能够根据邮件的题目有选择性地接收(或者不接收)，并且能够浏览先前收到的邮件。
电子邮件如果运用得当，可以极大地提高沟通的效果，进而提高激励的效果。当然，你还需要有好的邮件内容来配合。