《管理决策新科学》初版于1960年,系决策理论学派的经典之作。
西蒙早期对经营管理科学感到兴趣,并于上世纪50年代在公司行为理论的建立中起了重要作用。这种理论对简单的利润最大化假设提出挑战,强调了大公司中复杂的内部结构,其目标和子目标的多重性,以及必须建立令人满意的而不是最优的决策模型。然后,西蒙又转而研究大型组织中的信息处理问题。他认为,信息本身以及人们处理信息的能力都是有一定限度的。他进一步研究了利用计算机模型来模拟人们解决问题的思维过程,并为公司决策人员提供“决策辅助系统”,从而成为决策理论学派的代表人物之一。
本书是以西蒙在纽约大学的一系列演讲稿为基础写成的,1960年出版第一版。5年后,西蒙又加进了自动化的经济效果以及其他一些资料,作为第二版出版,定名为《自动化的形成》。10年后,他又对该书作了修订,在第三版中,西蒙对各章篇幅作了扩充,内容也作了修改,不过他指出,书中的结论和基本观点未作大的改变,因为原来的大部分预言得到了证实。
核心内容
全书除导论外,共有5章,论述了计算机与管理、计算机和新技术对管理工作和社会的影响等。
计算机促进自动化
西蒙认为,在使用机械化初期,机械的主要作用是代替人的劳动。促进工厂向自动化发展的技术进步,正在造成大量事务操作工作的迅速变革,最终会形成一套完整体系。也就是说,工厂和办公室都在迅速变成一个复杂的人一机系统。在工厂里,每个工人要操纵大量生产设备;在办公室,每个职员要使用大量计算设备,办公部门和工厂变得越来越像。人与机器的关系日益变成一个设计课题。这个设计课题的重要性,正如设计人与人之间关系的系统一样重要。
西蒙指出,系统中机器对人的比率将高于目前的系统。可以预计,工厂和办公室的雇员会越来越少。但这是指就单位生产量和单位基本设备来计算出的雇员,而不是指雇员的绝对总量。另外,在未来的生产和信息处理系统中,某些类型的人与人之间的关系,比如监督与督促的关系,其重要性将大为降低。
在未来的组织中,如果对各层管理人员所遇到的问题进行分类,那么,在这个统一体的一端是高度程序化的决策,比如日常例行事务的处理或对标准产品的定价等;另一端则是非程序化决策,比如制定新产品系列的一次性决策或就新协定与劳工谈判的战略决策等。在这两个极端之问,存在着一种既包含程序化决策又包含非程序化决策、既包含例行事项又包含非例行事项的混合型决策。
此外,自动化还有更广泛的意义。不断增长的生产率,已经对人的目标以及工作在人们生活中的地位等方面带来深刻变化。
计算机影响管理决策
本书第二章主要研究作为决策制定者的经理的职责。西蒙认为,从广义上讲,决策同管理几乎是同义的。人们通常对“决策制定者”的形象描绘得过于狭窄,认为他是一位能在关键抉择时刻、在十字路口选定最佳路线的人,这种看法忽略了决策的完整的全过程,忽略了决策之前的调查、分析等复杂过程,以及之后得到的各种评价和信息反馈。
本书从广义上来阐释“决策制定者”。西蒙指出,经理的决策制定包括四个主要阶段:一是找出制定决策的理由。在这一阶段,探查环境,寻求要求决策的条件,即进行“情报活动”。二是找到可能的行动方案,即创造、制定和分析可能采取的行动方案,可称之为“设计活动”。三是在各种行动方案中进行抉择,即从可资利用的各种方案中,选出一条具体的行动方案,这可称之为“抉择活动”。四是对已进行的抉择进行评价,这可称之为“审查活动”。
西蒙指出,一般说来,“情报活动”先于“设计活动”,“设计活动”又先于“抉择活动”。但是,阶段循环比上面所讲的要复杂得多。例如,设计阶段可能需要新的情报活动,而任何一个阶段中的问题又可能引发出若干次要问题。这些次要问题又有各自的情报、设计和抉择阶段等。
决策可以区分为性质相反的两种决策:一种是程序化决策,即结构良好的决策;另一种是非程序化决策,即结构不良的决策。但是,它们并非截然不同的两类决策,而是像一个光谱一样的连续统一体,一端为高度程度化的决策,如为普通顾客的订货单标价,为患病雇员核定工资,记录办公用品的供应情况等;另一端为高度非程序化的决策,即新颖、无结构、具有异常影响的决策,如新厂址的选定和新产品的设计等。在这两个极端之间,则可在这个光谱式的统一体中找到不同灰色程度的各种决策。我们采用程序化决策和非程序化决策这两个词,只是用来作为光谱的黑色频段和白色频段的标志,这点一定要引起注意。
怎样区分程序化决策和非程序化决策?主要看这两种决策所采用的不同技术。由于新的数学工具的广泛应用,制定程序化决策的传统方式,已发生了革命。这种新的数学工具就是“运筹学”和“管理科学”。任何工商组织或政府机构,不管其规模大小,其经营方式很少不为这些新技术所严重影响。
企业里制定非程序化决策的传统方式,还未经历过任何较大的革命。但在某些基础研究方面正在形成某种革命,我们现在对一个人进行判断或观察时,已经着手将这些过程在计算机上进行模拟,这是一个好的苗头。
人们对计算机的误解
关于计算机和自动化对经理的影响问题,西蒙认为,必须从它们对工厂、办公室等工作场所的影响这样一种更为广阔的范围来考察。
关于计算机,人们有一些误解。有人认为,计算机和自动化使工作非人道化,这种非人道化转而导致人与工作和社会的脱离。还有人认为,计算机和自动化的迅速发展,使得人们在心理上不能抗衡这种连续不断的来自新信息的冲击,不能抗衡在他们生活中产生的反复的变化和破坏。还有一种广泛为人接受的看法是,计算机和自动化通过作业常规化,使工作场所变得极为单调,从而使之非人道化,导致职工对工作的疏远。以上各种看法,其假定的出发点都是人员的疏远。
西蒙认为,这些看法都是错误的。所谓疏远,就是人们对工作的满意程度下降,对社会和生活质量的满意程度下降。从文献和调查可以看出,疏远问题不是最近才出现的新现象,也不能认为当前的疏远现象比几百年前的更多。
再来看工作的非人道化。在讨论计算机可能导致非人道化的影响时,我们必须考虑两种影响:对采用了计算机和自动化的工作场所的直接影响,以及各种有影响的变化在各种职业的工作形式上所造成的间接影响。
不难发现,纺织厂或汽车装配厂这样的工厂中,作业是高度程序化的,操作工人必须使其劳动与机器的速度合拍,因而蓝领工人与工作疏远的程度较高。此外,以计件工资为基础的机械化程度较小的大型手工装配作业,也是满意程度较低的工作。但是,具有这种特点的工厂,并不是典型的现代自动化和计算机化的工厂。它们代表旧式的操作方式,与计算机无关。
最后看引进计算机对办公室工作的影响。调查资料表明,办公室自动化对工作的直接影响不大重要,问接影响只是暂时起作用。
通过以上分析,西蒙认为,近年来职工的工作满意度已经下降或人员疏远问题已趋严重的论点是没有根据的,更不能把这归咎于计算机自动化。
西蒙进一步得出结论:工厂和办公室的自动化可能给人类带来的后果,在分量上是适中的,而且是逐渐出现的。它将给我们带来不利条件,也将带来有利条件,而且后者可以超过前者。
人–机系统的美好未来
西蒙认为,接下来的10年,将是企业决策和企业组织发生巨大变化的年代。自动化方面的进步,和人类决策方面的进步,会把组织中人的部分和电子的部分结合起来,构成一种先进的人一机系统。其特点如下:
第一,信息丰富的环境。虽然现代信息系统最显而易见的是打印、传输和抄写等部件,它们可吐出大量的信息,但真正关键的部件是那个保护我们不受大量符号流冲击的复杂的处理机。
第二,组织的等级结构。可以将一个组织看成为一块三层的蛋糕:最下层是基本工作过程,在生产性组织里,指取得原材料、生产物质产品、储存和运输的过程;中间一层,是程序化决策制定过程,指控制日常生产操作和分配的系统;最上一层是非程序化决策制定过程,这一过程要对整个系统进行设计和再设计,为系统提供基本的目标,并监控其活动。数据处理和决策制定的自动化,将不会改变这三层基本的结构,反而将使各层次之间的关系更为清楚而明确。
第三,集权和分权。随着决策过程变得日益清晰,以及各组成部分越来越多地被移植入计算机程序,各组织层的决策及其决策分析变得越来越可以移位了。组织等级结构仍是控制该过程的重要结构,但是越来越多的决策信息流将穿越正式组织结构的界限。具有很大相互依赖性的决策,不再经常是独立地来制定了。就这个意义讲,集权是增多了。但与此同时,通过给决策提供信息和依据,决策中的参与活动即分权化倾向是更广泛了。
第四,权限和职责。在自动化系统内,日常决策需要的人工干预将越来越少,管理人员的主要职责是对决策系统进行维护和改进,以及激励和培训其下属人员。基层的管理工作将只是管理工作的一小部分。
第五,信息系统和规划。目前的各种管理信息系统,往往更受组织中下层管理人员的重视,而较少受到上层管理人员的重视,这是由于高层管理必须将其注意力集中于组织外部。对高层管理有重要意义的信息系统,是那种从外部信息源收集和筛选信息并有助于进行战略决策的信息系统,只有这种系统才是真正的“管理信息系统”。
本书最后部分,西蒙分析了信息技术的经济影响。他提出,我们必须注意信息技术的发展与旧式的能源技术的发展之问的重要差别,不投人大量的材料,我们无法得到大量的产品和能源,信息技术则不然。过去10年中,电子计算机元件迅速小型化的趋势和电子计算机技术的发展表明,能以更少的而不是更多的金属材料、能源的投入来获得某种给定的信息处理产品。总的说来,将来资源更为缺乏的前景,并不意味着人类资源不能或不会被全部用于生产商品和提供服务,它可能正是意味着一个不断地从生产商品到生产服务的转变。
书评
本书导论中明确提出,其写作的宗旨是阐明管理,尤其是管理决策怎样在计算机的影响下已经发生并将继续发生变化的过程。书中分析了计算机将对管理决策带来的影响,驳斥了一些认为计算机会对企业和管理带来不利影响的观点,并提出计算机将对经济带来巨大影响。
从理论上看,本书把社会系统理论同心理学、行为科学、系统理论、运筹学、计算机科学等结合起来考察人们在决策中的思维过程,分析了程序化决策和非程序化决策及其使用的传统技术和现代技术,被人认为对经理人员的决策的确有所帮助,并为今后对人工智能等问题的深入研究提供了基础,因而得到人们较高的评价。为此,西蒙获得了1978年的诺贝尔经济学奖。
当然,也有人指出西蒙理论尚有一些不足之处。例如,他重视程序化的决策,而对于非程序化的、具有创新性质和战略性质的非程序化决策的探讨则不够充分。与此相联系,他重视组织的内部平衡,重视提高组织的效率,而对于组织的外部平衡,即组织对外部环境条件的适应则未作充分探讨。