开放空间办公室,是平等主义设计闪亮的代表,打破公司阶级制度的利器。只有一个问题:就是没隐私,而且吵到让人难以专心。这种设计的目的就是想要促进合作及生产力,但却常常是反效果。研究显示,开放空间办公室对于员工的专心时间长度、压力程度、短期记忆、生产力、创意思考及满意度等,都有负面的影响。家具大厂赫曼米勒(Herman Miller)在2003年研究隐私问题,提到「听到别人的对话」是员工最不满的一点。事实上,办公室聊天声音影响绩效这件事实在太常见,已经有了个专门的名称:「不相关言谈效应」(the irrelevant speech effect)。然而,美国仍有七成的办公空间采用开放空间设计。
要再回到个人办公室的设计所费不赀,许多组织企业并无力负荷,该怎么办?简单。重点在于一个办公室设计常常忽略的元素:声音。
闭上眼睛30秒,专心聆听。你听到了什么?隔壁敲键盘的声音?空调的嗡嗡声?肚子告诉你不该多吃那个甜甜圈?你一定会听到某些声音,声音无所不在,而且会影响你的思考、情绪及行为。我这一辈子编写电视、运动、戏剧、新闻用的音乐,深知如何发挥声音的效用,而且也相信可以利用声音,从开放空间办公室手中夺回隐私、效率及幸福。确实,赫曼米勒研究已经指出,运用声音遮罩(sound masking)就能让生产力提升最多38%、让压力减少最多27%,更能让工作满意度最多增加174%。
而在纽约市的「人造音乐」(Man Made Music)新办公室里,我们更采取了一个全面措施,运用声音艺术装置、主题式音乐播放清单,以及相应的灯光效果,打造浸入式的声音地景。这件事工程浩大,但效果十足,让我们工作起来愉快又有效率。但对一般企业来说,倒也不用到这个程度。在晨星(Morningstar)金融研究公司的芝加哥总部,运用简单的天花板扬声器,将能够使人平静的白噪音(white noise)导入各个办公隔间,就像是形成一个一个甜筒状的寂静空间,虽然每个员工可能相隔不到半公尺,还是能各自进行电话或面对面交谈。另一种选择则是「粉红噪音」(pink noise,和白噪音一样有遮蔽其他噪音的效果),让人更专心、更集中、生产力更高。雪梨大学分析指出,企业只要能处理声音隐私的问题,就是处理了员工对于开放空间设计的首要不满:
如果你正为此所苦,公司却只说无能为力,你也可以戴上耳机,自己营造一点声音地景。早上一开始,听些能提振精神和心情的音乐,可以是音乐、新闻电台、或是冥想用的CD,只要能让你开心而平静就行。而等到需要专心的时候,就用专门的播放清单,像是White Noise和Be Productive这两个播放清单,有助于让人不受杂音影响、提升生产力。另外,也有一些声音应用程式,像是Thunderspace能够产生一层白噪音;Coffitivity模拟一天不同时段的咖啡店;而Ambiance也能提供多种刺激生产力的噪音。休息的时候,则是让声音的味蕾休息一下,走出办公室,听听生命的声音,像是车声、鸟声、其他人的声音,把心放宽、重新能够回到工作重点,接着再回到办公室。
声音能够抓住人的注意力、刺激想像力、拨动情绪。不论是公司、或是员工自己,都该开始好好善用这种优势。