组织中的许多决策,尤其是有重大影响的决策是由集体制定的。而当群体成员面对面交流或相互作用时,就会形成潜在的群体思维,他们会自我检讨并对其他成员造成压力,头脑风暴法是为了克服阻碍,产生创造性方案的一种简单方法。
1950年,艾利克斯·奥斯本发明了头脑风暴法,它在于强调一组成员的思想,通过激发他们的创造性思维解答问题。
各组织愿意选择奥斯本的方法是因为,随着社会发展和企业技术工艺的不断进步,需要不断创造新的产品和服务满足日益变化的需求。
对于许多组织来说,奥斯本的头脑风暴法都是一张王牌,不必再用尽心思地激励某个人想办法,而只需集中一组成员,让他们各抒己见,彼此争论,这样很快就能得出解决问题的办法。
然而这种理念,像管理中的其他理念一样已失去了它往日的光辉。但是它所蕴含的思想对今天的管理仍然大有帮助。
每一个商业问题,无论是实践问题还是经验问题,而且无论他要求有什么样的想法提出,都可以用头脑风暴法解决,但它更适用于短期内高度集中的问题的处理,它可以有效地在短时间之内发挥员工最大潜能,继而想出解决办法。
案例:
- A公司是一家经营香料的公司,他们决定今年进军香水市场。艾里·莱娜是公司的营销部经理,她对总经理说:“研发部已经开发出了一种我们一直在寻找的那种产品,现在我们需要的只是给这个产品命名。”总经理同意集合10到12个公司内最具创造性的员工,1小时后,他们就在头脑风暴法的帮助下解决了150种新产品的名字。
- 经理乔·史密斯决定了这是最后底线,他让老板按按钮,他已经检修过了所有机器并且召开了一次开放性的会议,他曾经使用过头脑风暴法,这次又使他记起了机器制造者曾经说的话。然后他说:“上个月我们的生产被迫打断了好几次,都是因为机器的故障,我希望你们能提供尽可能多的意见帮助改善这批机器的设备环境,一旦这组成员开始使用头脑风暴法,建议就像潮水一般涌来,不到半个小时,史密斯已经得到20多个建议,而且在这些建议中,他可以挑出5或6种用来改善设备环境。
以下是使用头脑风暴法的几个步骤:
1.目光集中在那些需要处理的问题或情况上。奥斯本指出:“像提出怎样引进一种新元素进入生产”这种问题太宽泛了,它应该被分解为3个小问题,如:
- 引进新材料生产衣服的设想。
- 引进新元素建造房屋的设想。
- 引进新元素制造产品。
2.准备一间会议室,要有熟悉头脑风暴法的会议领导,还要有一组合格的——即有创造性的、思维活跃的成员。在会议中,会议领导应积极带动会议气氛,不要使气氛太紧张,因为压抑气氛很容易使他们感觉不舒服而使创造力受限,而且如果成员们不积极参与,就达不到头脑风暴法的作用。
3.找人记录讨论的结果。最好不要找一个打字员记录,因为他们当时会有许多人同时说出想法,如果因没记下而让他们复述的话,很容易遗漏几种想法,而且造成没必要的延误,也可以用录音机作为笔记的辅助工具,用于记录一些遗漏的信息。
4.指示组员会议的原则:
- 人们应该尽可能多、尽可能快地提出自己的建议。
- 不用有任何顾虑。可以说出任何你脑中闪现的想法,不用担心你的想法是否太古怪等。
- 没有批评。这是很重要的原则,尤其是会议领导者不能妄自下定论说谁的结论老套,谁的结论不会起作用等。
- 对建议要有数量要求。这是此方法惟一有价值的地方,只有了相当的数量,才能从中追求高质量。
- 要保证记录员完整地记录建议的内容,用正确的词语表述了原建议的基本思想。
- 当你觉得会议气氛安静下来了,适当中断会议。
- 对建议做估计评价。这个工作最好由一小组,甚至是由一个人来完成,从大量的建议中挑出5到10个最有用的建议。
- 对其进行加工精炼和改进。评价委员在挑选建议的时候,对待那些需要加工的材料,进行必要的精炼和改进,如把两个可能一致的建议融进一个有效的建议中,这就更加提高了建议的质量。
- 最后要总结报告,让那些员工看到他们努力的反馈,这项工作很有必要,除非你以后不再需要他们的建议了。