在通过小细节观察下属的状态一文中，早晚的观察和沟通面谈对于上司来说很重要，作为上司，最最重要的工作就是早上第一个来上班，向每一个来上班的下属问好。这不仅是对下属的观察，也是激发下属干劲的最佳方式。
因此，下属来上班后，打个招呼，问一下“你昨天那项工作进展得怎么样啦”、“今天公布了这样的信息，你怎么看”等等，什么话题都可以，总之就是要和下属搭上话。或者在返还报告书时，表扬一下：“这次的成果很了不起啊！”或者直言不讳地批评：“这怎么能行，重写！”我虽然不是脑科学方面的专家，但凭我一直以来的经验，一大早就和下属进行这样的对话，对于刺激他们的大脑、激发他们的干劲是极其有效的。
对话中最重要的，是一定要看着下属的眼睛说话。不要让下属站着报告。要么和下属一起站着，要么一起坐下，必须要做到目光对视。现在有的上司，在下属来汇报的时候，眼睛一个劲地盯着电脑，不看着下属的脸听下属说话，这绝对不行。如果你正忙着，你可以说“不好意思，稍后再来好吗”，重新约定汇报的时间。
最好直接会面说，如果很难做到的话，可以利用“手写的纸条”。具体来说，留下手写的纸条，或者直接在报告书上亲笔写上批注再返还，或者发送传真。
比如说，我在收到报告书后，一定会亲笔写上诸如“做得很不错，非常感谢”、“有没有疏漏？请重新收集一下数据”、“好好反省，从头再来”之类的评语再返还给下属。
现在，大家都习惯于写邮件。殊不知，手写的批注相比之下会给对方一个非常强有力的诉求。不管是褒是贬，“亲笔”都有着无法比拟的效果。邮件联络常常有收不到回复的时候，而一旦看到手写的批注，马上就可以收到反馈。手写的信息具有很强的冲击力，能给对方留下深刻的印象。
因此，在无法实现直接对话的情况下，可以采用手写的方式。
要最少限度地通过邮件传达指示。“cc”(群发)给下属的邮件一般都不会被重视。真正重要的事情，要打印出来传阅。
比如说，以我手头收到的一份报告书为例。我会亲笔写上批注，把应该看到这份报告书的人的名字按照顺序列出来，让他们依次传阅，最后再返还到我这里来。这是最有效的方式。如果读到这份报告的人写下了自己的看法，我会给予奖励。
这种方式，虽然是间接的，但可以通过亲笔写下的信息和下属对话。经常和下属保持这样的对话，激发下属的干劲，是一个上司应该养成的非常重要的习惯。
“看着下属的眼睛说话”，“亲笔写下批注”，“重要的事情要书面传阅”，这几个习惯每个都是可以马上做到的，都是以加强和下属的沟通效果为目的。
平常就注意观察下属，和下属进行深入有效的对话，还可以防止职场中越来越多的抑郁症。通过观察和对话，发现下属作为一个人的癖好，可以在第一时间发现异常情况，通过对话了解下属的苦恼，再安排时间进一步做深入的沟通。人总是容易变得脆弱，陷入孤独，有时候通过对话其实就可以解决很多问题。