当企业计划被顺利执行时,控制也会比较顺利——它们是相得益彰的。没有好的计划,控制就缺乏衡量绩效的框架。没有好的控制,计划就缺少达到预期目标的保证。帮助将计划和控制结合在一起的是目标管理(management by objective,简写为MBO)。
什么是目标管理
按照正式定义,目标管理是一种定期沟通的结构化过程——主管和下属共同为该下属制定绩效目标并检查目标完成情况。目标管理要求主管和下属在以下方面达成一致:
- 给定时间内下属的绩效目标;
- 他们将要完成的工作计划;
- 衡量是否完成任务的标准;
- 检查工作成果的程序。
在每个好的目标管理行动框架中组长和组员都共同制定计划、共同控制工作成果。他们一同按照完成任务的时间表设置绩效目标的优先顺序,并设置评估成果标准。
目标管理的一个主要的优点是管理过程能明确地关注员工在最重要的任务和目标上做出的努力。另一个优点是在管理过程关注管理者在支持员工完成要完成的目标上所做出的努力。如果最大限度地利用目标管理,就可以得到什么该做和什么不该做的建议。在目标管理中要避免将其与报酬紧密联系,避免过于注重易于量化的目标,避免过多的文案工作,避免主管只是简单地告诉下属目标是什么。
绩效目标
绩效目标显然是目标管理过程中至关重要的因素。但是设置目标的方式将影响到目标管理的效果。目标管理中可能会涉及三种类型的目标。改进目标是指根据具体的因素以具体方式来达到改进的目的。“将次品率减少到10%”就是一个例子。员工发展目标是通过扩大工作知识或者技能达到员工发展的目标。一个例子是:“学习最新的计算机电子数据包。”目标管理还包括维持目标,它明确地表示其意图是维持现有的绩效水平。在很多组织中,目标管理过程强调改进目标和员工发展目标。在所有的情况下,绩效目标是以书面形式表达的,而且能得到管理者和员工的一致正式同意。好的绩效目标应满足下面的标准:
- 具体性:明确要达成的关键目标。
- 时间限制:明确完成任务的时间。
- 挑战性:依据现实并有一定的挑战性。
- 可测量性:尽可能地具体化和数量化。
目标管理的一个较为困难的方面是最后的这个标准——尽可能具体化和数量化地说明绩效目标。理想地,是在可测量的最终产品上达成一致,这个标准也就达到了。例如,“在本会计年度将供应成本减少5%”。但是有一些工作,特别是管理工作的绩效是很难数量化的。在这种情况下,不是要放弃目标管理方法,而是利用可以被证实的工作活动衡量绩效目标。这些工作活动的完成情况可以当做是衡量管理工作进步的指示器。例如,“在以后的三个月内通过每周的小组会议增加与下属的沟通”。尽管难以衡量“沟通的改善”,但是“每周的小组会议”是记录在案的。
内部控制与自我管理
内部控制即是自我控制。在工作中受到激励而自己负责其行为的人适用这种控制。当然,如果员工参与制定目标和确立衡量标准,那么他们很有可能进行自我控制。当然,这也是目标管理的概念。明确了要完成的目标,员工很有可能为了良好的绩效进行自我管理。目标管理为此提供了这样的机会。由于目标管理采用了主管与下属面对面地直接交流,这就有利于他们建立相互之间的良好关系。也由于目标管理为员工提供了参与工作决策的机会,这又起到了激励作用。目标管理激发了员工完成自己任务的热情,鼓励了员工的自我管理而不是外部控制。
今天所有优秀的管理者都是这样做的。尽管他们可能将自己的做法冠以不同的名称,但其共同的主线都符合目标管理的概念。如果你想依靠个人的贡献得到最佳的业绩,那么你必须雇用最好的员工,与其一道设置有挑战性的绩效目标,尽可能地给予他们最好的支持,使他们承担实现最佳绩效的责任。