撰写工作规范是以工作描述为基础的。工作规范需要回答的这样一个问题：“需要员工有什么特质和工作经验才能很好地完成这项工作？”工作规范说明了这个工作需要招聘什么人以及要对这些人的哪些特质进行考核。工作规范可能是工作描述的一部分，也可能是一个完全独立性的文件。
为受培训的员工撰写工作规范
通常招聘那些已经接受过培训并有一定经验的员工，确定承担这项工作的人需要符合哪些特质和工作经验的要求，并不是很困难。通常情况下，我们可以认为，参考一个员工过去的工作绩效可以很好地预测这个人未来的绩效。例如，假设你想要招聘一位有经验的书店店员。这份工作规范可能就将内容的重点放在诸如学历、以往的就职年限、接受过的相关培训以及以往的工作绩效上面。
为没受过培训的员工撰写工作规范
要将没有受过培训的人配置到某些工作岗位上并不是一件容易的事情。在工作规范中，你必须明确说明诸如像身体素质、感知能力等员工特质，以便可以保证员工在未来有可能做好这份工作，或者在接受培训之后能就做好这项工作。例如，假设一个工作职位要求员工能够在环形面板流水线上进行精细操作，你就应该保证这些人在手指灵活性测试的得分足够高。换而言之，你的目标就是要识别出那些可以预测员工是否能够胜任未来工作的个人特质。识别出工作对人的要求可以通过一个主观的判断方法，或者统计分析的方法来实现。
在列举工作对人员的要求时，一些常识性(common sense)的工作要求是非常重要的。其中一些是与工作相关的很重要的个人特质，例如，手的灵活性、教育水平等内容。然而，还有很多一般性的工作行为是在几乎所有工作中都会需要的，如勤奋精神、一丝不苟的态度、良好的出勤率、诚实的品质。而这些工作行为却不一定会在工作分析的结果中被体现出来。
O*NET工作规范
O*NET系统网站内提供了大量非常有价值的信息，能够帮助管理者针对各类员工(训练有素的或未经训练的员工)撰写不同的工作规范。例如，在O*NET上，能够找到有关销售经理的工作规范信息，其中要求销售经理具有积极倾听的能力，能够全神贯注地倾听他人的讲话，并花费时间来理解话语的重点究竟是什么；同时能够提出恰当的问题，并且不会在不恰当的时候打断别人的讲话；拥有数学计算能力，并能利用数学的方法来解决管理当中的问题。