在每一天做完“所有的事”是很重要的。如果对于什么是“所有的事”没有明确的定义，我们就不可能做完它。倘若不能确保每天的工作都能够完成，我们也不可能做完“所有的事”。
我们已经知道，按照传统的时间管理方式，我们无法根据一天的工作情况判断出什么是“所有的事”。 既然无法确定，我们就不可能完成全部工作。
这样导致的结果是当我们感觉工作进度开始落后时，很难弄清楚问题出在哪里。 因为传统的时间管理方法没有给予我们客观的衡量标准，我们只能从日渐强烈的忙碌感、紧张感以及越来越大的压力当中去感觉和判断。
不过，如果使用“明天做”的方法，那我们每天的目标就只是完成一天的工作量。 每天汇总当天接手的任务，并在第二天采取行动。有时候，你需要在当天处理一些紧急事务，所以，你每天的工作内容都是由当天的紧急事务和前一天接手的任务组成的。这样，对于“所有的事”我们就有了一个客观的衡量标准：只要完成了当天的工作而且没有任何拖延的任务，就意味着我们跟上了工作进度。在某些情况下，我们可能会落后一两天，但还是能够很快赶上进度。 即便赶不上，也会知道是哪个环节出了问题，甚至还可以准确计算出究竟落下了多少工作。
我自己的原则是：如果连续三天依然没有赶上工作进度，我就会启动“诊断程序”。 启动它很简单，但采取行动却未必容易。倘若你跟不上工作进度，可能是出现了以下3个方面的问题：
- 工作效率低
- 工作量大
- 工作时间少
现在，我们需要进一步明确出现上述情形时该怎么办。
工作效率低
这里说的效率，是指你处理工作的平均速度。 想想看，在大多数情况下，当你开始接手某个项目时，能否在第一时间就展开工作并快速完成呢？恐怕很难。原因很简单：如果你缺少规划和目的性，缺乏方向感，总是被一大堆拖延的工作绊住手脚，那你就不可能实现高效率。 很可能是当项目的截止日期即将到来，或者是在客户因为恼火而不断催促的前提下，你才饱受压力而不得不加速工作。倘若只有在压力下才能做好工作，你就很可能属于效率很低的人。 效率低更容易使你的工作进度落后。
解决方案
利用封闭式清单展开工作，把性质相同的任务集中处理，这会减少外来干扰，使你更加集中注意力。还要尽可能少做或不做那些不在当日清单上的事项，把精力放到最重要的事情上。要不停地问自己： “我今天做了多少没有记录在清单上的事项？”记住：这是一门有效的工作技巧，要花些时间熟练使用它。
工作量大
效率当然是越高越好，但终归是有一个上限的。 我相信，本文提供的技巧能够最大限度地提高你的效率，但如果你已经到了效率的上限，那么这些技巧就基本上不会有多大帮助。
倘若任务太多，你很可能会按优先次序排列。 但我必须提醒你：不能那样做！否则，某些任务永远都不可能完成。 如果你有太多的工作，那不是任务的次序有什么问题——只是因为你有太多的工作！你承担的工作若与你的能力相匹配，那如何安排工作次序都是无关紧要的，你一定可以从容地完成工作。
解决方案
如果你有太多的工作，那是因为它们来自太多的责任。所以，你需要关注的就是你的责任。 这个过程可能并不容易，需要作出许多艰难的决定和无奈的妥协——你无法回避这一事实。只要你有太多的工作，就不可能把它们全部做完——事情就是这么简单！
解决问题的关键就是把精力集中于真正的工作——那些对推动你事业、工作有力的任务。 你要致力于那些你有能力做好的工作。你还要经常向自己提出一些尖锐的问题，比如： “我真的应该做这件事吗？”“我的工作到底是什么？”
工作时间少
令人惊奇的是，许多人总是给自己安排太多的工作，到最后才发现根本做不完。 以开会为例，它占用的时间绝不仅仅是会议本身，还需要为此作准备，甚至还要搭上出差的时间，影响更大的是会议可能带来更多的任务。有时候这些任务很重要，你必须要完成。不幸的是，随着会议进入关键时刻，你不知不觉地承担起了更多的责任——你要是有时间仔细考虑一下的话，可能永远都不会承担这些责任。
解决方案
人们很容易把近期日程安排得过满，而未来几周或几个月都是干干净净的空白页面，因此他们认为时间充足。事实上，那些页面并非空空如也，它们“排满”了所有事先未作安排但必须完成的任务。 当你给自己安排约见、会议等任务时，尤其要记住这一点。每周都要给自己留出一些相对固定，哪怕是少得可怜的机动时间，这对你绝对大有帮助。
我提供的方法将使你清楚地知道，你处理那些每天接手的工作需要花多长时间。在此之前，别忘留出“机动时间”。如果你准备长期外出，就不要给自己安排那种你刚刚回来就需要马上进行的会见。
不要轻易地把“会议”这一项放到工作日志上，除非你真的认为它值得你去。评价一次会议是否有价值，还要兼顾到时间成本。 当你参加某次会议时，必须考虑到这些因素。
不久前我听了一门特殊的课程，是专为那些准备在日本创业的人举办的。 有一件事让我记忆深刻——日本人对我们中国人一个根深蒂固的印象就是我们总有开不完的会议，而这些会议作出的唯一决定就是要举行下一次会议。 所以说，千万不要让自己成为跌入“会议深渊”的人！