作为一名管理者，人们通常是根据你的工作业绩来评价你这个人，工作业绩取决于你的行动和决策，只有高效的会议才能产生这样的行动和决策。换句话说，你主持的会议的效率高低决定你工作业绩的大小，从而决定你个人的声誉。
一个会议是成功还是失败，会议主持人的技巧水平是一个不可忽视的主要因素。然而，除此之外还有一个方面，那就是当会议成功结束的时候，每个人都会记得这里面有你的功劳(当然，不是指他们应该说谢谢你)，假如会议进行得快速有效的话，那你也将因此而闻名的。
你的会议准备已经很好的把你推向了一条成功之路，现在你已具备以下要素：
- 明确的目标。
- 详细而有效的议程，详述每个项目应该达到的预期效果以及各项目的讨论时间。
- 确定真正有必要参加会议的人员名单。必要的话，与会人还要认真准备一份简洁的背景资料。
现在你就不需要担心会遗漏什么要点了，只需又快又好地完成你的会议。
结构
需要最先强调的是处理议程项目的方法。千万不要没头没尾的安排项目，这样会使大家不知该何去何从。你应该有条理的讨论一个个项目，并确保每个人都能明白。有些人可以参与的多一些，而有些人可以到时候再通知，甚至根本用不着通知他们。
所以讨论到铱个项目的时候，你可以请这方面最有权威，最具发言权的人来介绍或者是自己介绍。不管采用哪种方式，介绍都必须尽可能的简洁，同时还必须包括以下方面：
- 提出议程项目的原因。
- 一份简洁的背景材料。
- 将在会议上提出、讨论并需要决议的项目。
- 问题两个方面所引发的主要争论。
- 会议可能采取的行动。
介绍的时间不应该超过一两分钟，你要把这一点向会议的其他与会人解释清楚并且举例说明。例如，介绍最新销售宣传册上的议程项目的时候，你可以这样说：
在九月的产品发布之前，需要有一个最新的销售宣传册。同时，还必须决定如何优化使用我们已有的各方面的资源。
旧的宣传册已经过时了，而且有的员工抱怨旧的销售宣传册内容不够全面。所以，我们就需要经过周密的考虑，计划怎样最大限度地利用好手头的预算。
一种观点认为，尽管设计应该既简洁又经济，然而销售宣传手册还是内容多一点，更加全面一点的好。另一种观点则认为，主要的宣传手册应该做得简略而精致，而详细的产品信息可以以单色的样本形式罗列出来作为补充，以满足进一步的信息需求。
所以，我们必须决定是采用做成一本详细而朴实的小册子，还是两本小册子的方式(一本是做工精致的概要，一本是价格便宜、黑白打印的详细资料)。
我们还必须加紧准备有关设计、 内容和时间表的大纲，这样才能很好的掌握整个计划。
毋庸置疑，这个简洁的介绍只会占用你很少一部分时间，但是却能避免很多讨论时可能出现的疑问和混乱。
介绍完了以后，有一个4步法可以帮助你控制好时间，从而继续下面的会议：
- 审查依据。
- 讨论含意。
- 得出结论。
- 形成决策。
审查依据。你必须把目前所有支持观点的相关细节都检查一遍。重要的资料需要提前分发，这样到时候就不需要在会议上浪费会议时间去阅读资料。不过你必须提供数据、成本、宣传册的样品版式，以及研究结果等等，所有的这些信息都将是会议所不可缺少的。
讨论含义。这个时候，正式的讨论才真正开始。在会议召开之前，所有依据的资料都已经准备就绪了，所以现在要做的就是，听取各种看法和意见。并且讨论其中的含义。
得出结论。一旦会上该说的事都讨论完毕，如果没有受到任何约束的话，人们有可能开始重复自己要说的活。所以当你意识到每件有益的事已经讨论完毕，就应该敦促团队就最作的行动方针的意见达成一致。
形成决策。总结结论以及由其衍生的行动要点，并做好记录。
作为会议主持人，你的工作之一就是确保整个团队按照程序讨论每个议程的项目。不管什么时候，只要他们稍微偏离会议主题，就必须马上提醒他们，会议进行到了哪一步，这一步本应该是傲什么的。可以这样说：“请继续讨论，我们还没有听取完所有的观点，所以现在还不能做出最后的结论。”或者说“我们已经很清楚这些情况了，所以不必再就事实进行讨论了，接下来我们需要讨论它们的具体含义。”
你必须牢牢地把握好会议的局面。你如果纵容在会议上出现的无意义行为，并导致时间被肆意的浪费，也就意味着你在鼓励别人也这么做。所以一定要保证成员们的讨论不要偏离会议的中心议题。总之，就是要外柔内刚，既要态度坚决又不能咄咄逼人。
有一点要注意的是，你要时不时地插入或是介入会议，确保大部分的与会人员都有机会发言，或者如果你认为某人的意见可能会有价值、不妨邀请他发表一下自己的看法。当团队存在争议或是会议讨论有些混乱的时候，你可以中途插入一个总结。
你当然不想浪费时间，但是假如你有一个合理的议程，并且把握了会议的控制权的话，你完全可以按时进行会议，大家就不会觉得这是个匆忙的会议，从而也就不会有仓促做出决议的感觉。
控制时间
我们再来讨论你的工作的另一个主要部分。你并不希望别人浪费他们的时间，所以你的会议需要在一种紧迫而不慌乱的气氛下进行。
要达到上面的效果，第一步就是要确保会议按时召开。假如每个会议开始的时候，总是要磨蹭十分钟人们才陆续出现在会场，这怎么能制造出那种紧迫的气氛呢？你难道不讨厌这种现象吗？解决这个问题的办法很简单。你只要按时召开会议就行了(当然，你自己必须做出榜样)。不管什么人，只要到开会时间他还没到会场，就失去了参加会议的资格。还有，假如那些迟到的人最后赶来了，你也不要打乱你的计划，为了他们再重新来一遍：当他们看到会议记录的时候，他们就会明白这是怎么一回事了。很快的，每个人都知道应该准时参加你的会议。
汇报篇幅冗长或是在会议当堂分发资料，这些在实际中都是普遍存在的，但却很浪费时间。仅仅由于他们行动的不一致，就导致资料不能随议程一起分发下去。你决不能容许这种情况发生，除非是有不得已的理由，比如有些项目不得不过些时候才能做好补充，那就把它们留到下次会议再讨论。这样一来，大家在会议上讨论起来也就不会感觉缺乏准备了。
直到会议的总方针被确定了，你就可以通过多种方式鼓励大家控制时间：
- 坚持正题。假如会议一贯不允许偏题、嬉笑和一些不相关事的存在，大家就不会把这些现象带到会议上来。只要态度坚决，以后处理就顺利多了。顺便说一句，这并不是意味会议要排斥幽默，因为在会议上幽默的作用是很大的，只是不要因此而偏离正题。
- 向他们提示时间。比如可以这样说：“这个项目我们只有10分钟的时间，所以我们需要抓紧得出结论。”
- 如果你自己的行为能够做到简洁，大家将会把你作为榜样(当然不是所有的时候都这样，但是大部分的时候应该如此)。
- 采用一种有力并且紧迫的语调，让人家知道你正在把握着会议的进程。
- 用你的肢体语言加快大家的行动，比如：探过身去，目光紧紧注视发言人，听取他的观点，扬扬你的眉毛或是连连点头示意等等。
你要确保所有的议程项目的讨论都能达到预期的效果。假如由于某些原因而做不到的话，果断的放弃这些项目，以便继续进行会议。如果某个项目具有下列特点，就应该将其放弃：
- 得出结论所需要的依据不足。
- 你需要参照缺席人的意见和看法。
- 人们需要更多的时间来考虑这个问题，井且和其他同事进行商讨。
- 情况在向与你的决定相反的方向变化。
- 在会议上你没有充分的时间考虑议题。
- 很显然，在会议以外能更快更好的解决这个问题。
出现以上任何一种情况，你就需要停止讨论这个项目，进而讨论其他有建设性的工作内容，以保证我们的工作始终在前进一一比如商定下次会议之前需要分发的材料内容或者安排另一次会议，诸如此类。
会议记录
如果所有人在会议结束离开的时候。感觉会议跟没召开过一样的话，那么这次会议就是在浪费时间。可能他们都认为其他的人将会采取行动，也许他们还没有意识到大家已经做出了最后决定，会议进行了些什么，接下去该做什么，部必须一清二楚，这点非常重要，这就是会议记录应该包括的内容。
不管是谁做的会议记录，它应该由你来负责的。记录不需要很长，但是一定要做到使人一目了然。会议记录的主要内容有以下内容：
- 会议召开的日期、时间、地点、主持人。
- 出席会议的人员名单、缺席人的原因、迟到或早退者的具体时间。
- 所有讨论过的议程项目名称、对于每个项目的主要意见、决定或是行动要点以及执行对应行动的负责人名单。
- 会议结束的时间。
- 下次会议召开的日期、时间、地点。