为使生产力最大化并出色地完成个人规划，你应该练习5种时间管理的方法和技巧。你只需花少量时间就可以学习和掌握各种方法和技巧，它们将让你获得更大的效率与效能，让你受益一生。
正如歌德所言：“所有事情在迎刃而解之前都十分棘手。”好习惯往往难以形成，但好习惯会让生活变得轻松。一旦养成了好习惯，这些习惯就会变得自发而又轻松。它们会对你的事业有所帮助，让你受益一生。
使用时间规划工具
你需要的第一种时间管理工具是时间规划系统，该系统包括所有用来计划和规划生活的工具。最出色的时间工具——无论是活页夹还是电子工具——都能让你为每一年、每个月，每星期和每一天制定好计划。良好的时间规划工具应包括一份规划完备的清单。当每个工作、目标和必要的行动来临时，在清单里你都可以一目了然。这份清单随后将成为时间规划系统的核心，在这份清单里，你可以将每个任务分配到不同的月份、星期和日期中。
时间规划系统的第二个部分是日历，它能帮你规划好随后几个月的日程并制定好计划。通过这一系统，你可以将所有事项从清单上转移到你想完成任务的那一天。
时间规划系统的第三个部分是每日清单，这也许是你可以拥有的最重要的一个规划工具。一些人称其为“行动清单”(to—do list)。温斯顿·丘吉尔在他的每日清单上就曾以“本日活动”(Actions This Day)作为开头。
总是照单办事
有效率的主管人员会选择按照每日清单办事。无效率的主管人员总是因为工作太多，时间太少，做事时不使用清单或不参考清单而感到压力重重。他们总是不愿意把所有想法统统写出来，因此发现自己不断地被电话铃声、中断事项、未预期的紧急事件，和电子邮件的回复要求搞得心烦意乱。制定每日清单，先写下你想在一天中完成的所有计划。原则上来说，就在你开始使用清单的第一天，你的效率将提高25％。在开工前将必须完成的所有事情制成清单，这一简单的行为将使你在一天8小时之外多出2个工作时。与其他的时间管理工具相比，清单可以让你更快地从杂乱中理出头绪。
如果太多的工作让你喘不过气，就写下在可预见的未来里必须完成的工作。通过这种方法，你可以立刻为清单上的工作排好顺序。制定包含10个、20个或30个事项的清单，这一行为可以让你对自己的时间和生活实施控制，你将立刻感到更加轻松与自信，对工作的控制意识又回来了。
写好了自己的每日清单并开始工作时，新的任务和责任也随之出现了。打来的电话必须回复，往来信件必须要处理。在任何情况下，都要在开工前把工作写在清单上。
有时，当某个消耗时间的任务或要求出现时，这些任务和要求似乎都十分紧急。在做其他工作时有些事情可能会让你分心，但当你将这些事情写出来时，它们将重新获得其真正的价值。如果某一事项写在清单上其他所有任务和责任的旁边，那么通常这一事项可能根本不重要。
通过优先级别规划清单
当你为自己一整天的活动制定好清单后，下一步就是按照优先级别的顺序规划清单。我们将在第四章中详细介绍可以用来确定最高优先级别的不同方法。
一旦规划好清单之后，它就将以最有效、最省时的方式从早到晚为你指引前进的方向。这一指引告诉你必须做什么，什么更重要，什么不太重要。
你将很快养成习惯，将清单作为一天的工作蓝图。在清单上写下任务，按照该任务与其他必须完成的工作对比下的相对价值对其进行规划，在此之前不要做任何事情。
使用你喜欢的任何时间管理系统
当前可利用的个人电子助手(PDA)和基于计算机的时间管理系统多种多样，令人称奇。不管你做什么工作，不管你身处哪一领域，你可以接人数字时间管理系统，或者将该系统载人你的计算机来帮助自己规划生活的各个环节。你可以在全公司和世界各地上传、下载、传递、并人、清除，并共享你的文件与信息。此外，无数的时间管理系统为手写目标和计划提供了一系列的表格。
我发现，决定使用哪种时间管理系统或时间规划工具都没有关系，它们都很棒，都是由专家开发的。而且它们几乎涵盖了一切你需要用来将生产率提高一到两倍的方法。所有时间规划系统最重要的部分就是，要定期使用它直到形成一种习惯，就像呼吸一样。熟练掌握某种时间规划系统需要一定的时间，然而一旦你掌握之后，每次使用该系统时你的生产率都会提高，你会变得更有效率。
建立有45份文件的归档系统
这是一个事先规划时间和日程的简单方法，规划期最多不超过2年。它被称为有“45份文件的归档系统”。这是一份记事本文件，它让你为随后的24个月计划、规划并复查你的活动。这就是它的作用。
首先，取一个里面有45份文件和14个用来装它们的快劳架(hanging file)的盒子。
然后，将45份文件按如下方法分开：将标号依次为“1～31”的31个文件作为一个月的每一天；剩下12个文件作为一年里从1月份到12月份的12个月；最后2个文件作为随后的2年。你也可以使用自己桌子抽屉里的快劳架来构造这一绝妙的系统。
在从现在起的6个月里，当你有约会或任务时，只需将其放人你的月度文件里。在每月月初，把该月的所有任务都取出来，然后把它们放入标号为“1～31”的每日文件里。每天都把当天的文件取出来，规划就从这里开始。
只需要花几分钟的时间，你就能建成这一系统。它将确保你不再错过或忘记跟进长途电话、任务或约会。它将帮你掌控时间，让你的将来井然有序。