如果团队在组织中作为一种积极的力量起作用,那么团队具体需要什么才能发挥绩效呢?哈克曼(Hackman)(1990)识别出了对团队组织支持的六种不同因素,帮助保证组织中的团队尽可能地做到高效率与高效益。这六种因素在所有团队中都应用得非常好,不论它们是新产品开发团队、服务团队,还是组织变革团队等等,有助于保证在团队存在期间,组织和团队的紧密接触并且促使团队发挥绩效。
清楚的任务
处于第一位的就是组织的任务,没有一个清晰界定的任务,组织不可能合理构建。正是为了创建团队的组织,需要弄清任务是什么,如果没能做到这一点可能带来严重的问题。例如谢伊(Shea)(1986)在分析质量循环工程的成功与失败时,发现不成功的工程,其意图都是不确定而模糊的,组织文化的导向看来也徒然无益。
从一段时间需要完成一件单独的任务(如一支项目开发团队),到持续性的任务(如一支生产团队或者一支初级健康保健团队),团队任务自身是可变的。但是,除非其成员知道目标是什么,否则没有任何一支团队能够有效运作。因为正是组织建立了团队并为其提供资源,也正是组织需要明确团队所要达到的目标。
足够的资源
如果不具备所需的基本资源,团队是不可能有效构建的,这些资源必须由团队所处的组织提供。资源可能具有多种形式,当然会需要财政资源,但也需要员工资源,例如秘书工作的支持。在组成团队的人中间需要大量的综合性技术,也需要如何适当相处的技能。每支团队具有自身的一套资源需求,而且在团队生命过程中可能会改变。组织应该保证为团队提供必要的资源,使其能够有效地完成任务。
可靠的信息
一个团队要想很好地运作,还需要可靠的信息。可能需要特别的信息媒介通道,或者去发现一个特别程序是如何进行的,或者去发现特定的成本是如何获得的。如果团队的决定会变成现实,具有准确的信息至关重要,确定可能存在某种问题也非常重要。团队必须考虑到组织中的新发展和新变化,这也需要信息。正如我们看到的,成功的团队并不仅仅局限于内部事务中,它们也与组织其他部分密切接触,所以组织中的变化对于团队自身如何运作具有重要的影响。因此,确保团队具有细致、可靠的信息以使其有效工作有赖于整个组织。
培训与教育
组织起一支团队,在没有进一步培训与教育的情况下就期望团队能够执行任务几乎是不可能的。在组织中努力工作的团队,很可能发现它们的工作包含许多方面,需要多种技能与知识。这就需要提供培训机会,使团队具有更多相关技能,而不是让团队在需要的时候,由于理解不够而随便对付。具有适当的培训与教育,当团队成员个人的基础得到提升和明确时,也更容易让他们为了团队任务而全心投入。
然而,课程教育并不是必不可少的,这是一种持续的发展对新的挑战做出的反应,故可以采取不同的形式。所需要的可能是在职培训,因此主管的教导、围绕某个主题的阅读和学习,而不是短期的课程。这取决于组织,应确保团队能够获得对其任务完成有利的培训和教育。
定期反馈
团队执行任务需要来自其组织的可靠的定期反馈。如果不与组织其他部分保持联系,新的项目团队会产生分裂,这不仅仅是一种外交问题。因为它们需要向组织其余部门学习,使团队工作与之相适应,能够与组织其他部门更好地结合,弄清什么时候是做某事的正确时机,甚至当其他部门改变时,也能够保持该部门的任务完成。最重要的是,需要了解组织成就和还没有做的事。
组织反馈和培训一样可以采取多种形式,可能是定期张榜公布组织相关部门所统计的生产数据或成果,可能是病人护理质量调查的信息,可能是来自高层管理的赞扬,来自销售团队的顾客满意度的测量或一些不同的可能性,这取决于团队从事的工作内容。但是重要的是组织为获得定时的反馈需建立系统的规则和程序。
技术与过程协助
任何工作团队都会需要一定数量的技术支持以使其有效地执行任务。简单的如人们需要为一次演示制作幻灯或打印正式报告,复杂的如需要某人在一个特殊的生产过程中提供详细的化学方面的专业技术知识;可能需要市场专家参与,向团队建议如何将新产品推向市场;也可能需要流行病学家对保健团队提一些关于交通事故应急处理方面的专业建议。
除非由一些不寻常的懂行的个体组成,团队也可能需要一些过程协助,换句话说,需要有助其知道在组织中怎样能把事情做好的协助。组织是一种复杂的东西,在一个部门工作的人通常不能完全明白其他部门在做什么。因此一个人知道组织需要提供的东西,以及如何去获得特殊信息,对于团队工作来说会容易一些。
组织对于工作团队来说是很重要的,如果我们想完整地了解团队的意义,也需要了解组织自身是如何工作的。这并不意味着要去探究其细致的结构和命令链,那样做并没有意义,因为每一个组织都有其自身与众不同的模式,而且它包含对一些更加细致的影响组织文化以及人们参与的社会因素的理解,使我们能够理解一些影响团队和其组织相互作用的方法的心理过程。