质量管理系统(QMS)可以采取许多形式，因此， 与其定义它们如何被实施，不如定义它们的功能或者意图。简单地讲，一个质量管理系统的意图是要确保一个组织能一致地满足顾客的需要。
质量管理系统定义了组织如何运作， 以一致地满足顾客需要。很明显，组织有许多方式来达到这个目标，并且系统是针对于实施它们的组织的。然而，在大多数质量管理系统中，有许多共性：
- 它们涵盖了组织的大范围的活动：质量用一个很宽泛的术语来定义，并且不仅仅包括产品性能特点，而且还有顾客要求的服务特点(例如送货，支持等)。
- 一致的结果是至关重要的。质量管理系统侧重于工作流程的一致性。这通常包括使工作标准化的某种层次的文件管理。
- 质量管理系统强调对错误的预防，而不是依靠对错误的检查和反应。
- 要认识到不是许多系统在预防方面都是100％有效的，也需要强调可能遇到的问题的纠正措施。质量管理系统从某种意义上来说，是一个闭环系统。它们包括检查、反馈和纠错。
- 最后，大多数质量管理包括衡量指标的要素， 以证明它们的有效性和／或者发现问题。
尽管这些要素对许多质量管理系统来说都是共同的，单独的组织会采取不同的形式。像一个人能想象到的，具有Xerox和IBM这样规模的组织，与像NetFrame或者Solectron这样规模更小的组织相比，他们的需要会很不相同。其他的因素，如市场、技术以及组织战略，在质量管理系统中也会有不同的需求，迫使它们在不同的组织中采取不同的形式；
QMS的好处
对一个能够持续满足或者超过顾客需要的组织而言，有许多明显的好处。这些包括：
- 提高顾客满意度
- 增加顾客信任
- 提高市场声誉
- 提高市场份额
从一个组织的内部角度来看，某些好处是：
- 返工的减少
- 更低的成本
- 更少的存货
- 减少由于返工和重复问题产生的员工挫折感
尽管这些好处是明显的，让我们进一步看一下，质量管理系统的根本价值所在，并且它们会为组织做什么和不会做什么。对于你的半导体厂的非竞争性的领导时期，或者你的牙膏产品的弱品牌知名度来说，质量管理系统不是这些问题的解决办法。它是改改进工作的基础，并且是将过去的改进揉在一起的灰浆。
当我要求各个行业的领导者，对组织在所处的坏境中如何想改进他们的经营和财务状况进行打分时（范围是1到5，1=非常少，5=非常多），我得到的一致的答案范围是4到5。当我问同样的这些人，组织在当前所处的环境中，实现了多少经营和财务状况上的改进时，答案是1到3。结果引出了下面这个问题：“为什么只有少数企业从改进努力中获得了回报呢？”
为什么这个差距存在呢？有许多原因。首先，当我们说到改进活动时，人们通常考虑经营改进，例如改进一个给定的营销战略的执行。不幸的是，一个劣等的营销战略的完美实施，仍然会导致很差的结果。让我们考虑一下IBM的市场驱动质量(MDQ)努力和它近期的问题；大多数外部的观察者同意IBM是以质量为侧重的组织，一个MDQ计划就记够了吗？对于任何拥有IBM股票的人来说，它当然不是。一个有力的MDQ并不能避免IBM的问题，因为信息技术的革新将市场从大型机技术移向网络工作站的速度，远比IBM的资产所允许的移动速度要快，质量管理系统通常侧重于战略的实施。它们并不明确地强调战略的开发。有些人认为这是质量管理系统的缺点。然而，更重要的是要认识到这个局限的存在，并且相应地进行应对。
因为质量管理系统通过一致的实施过程，朝着一致的结果进行努力，它们提供了维持改进收益的工具。在这一过程中，从本质上来讲，它们是有效改进的先决条件。质量管埋系统创造了一致的业绩，无论是好还是坏。它们这样做，为流程的管理提供了一个健全的基础。
质量管理系统提供了一个将组织的经验制度化的方式，并且将组织中一个地方的经验在整个组织中进行推广。他们还提供了对企业的更好的控制，更像一个财务管理系统。这个控制在高速成长的企业中特別重要，在这里，工作流程变化得更快。在这样的坏境中，经常是因为高度的变化，导致结果也快速变化，但并不总是更好。一个QMS要求一个组织理解它当前的实践，并做出审慎地改变它们的决定。对当前流程的理解是决定改进机会的关键一步。实施一个QMS会帮助一个组织进行变革，并且将组织毎个层次上的质量流程内在化，改进整体的企业流程，并且减少差错及其昂贵的后果。组织的浪费和循坏时间上的削减，会在财务上令人愉快地反应出来。对QMS的需要特别有助于认识到这些好处，因为它们是以顾客为导向的。
在任何环境中，一致的流程实施都是一致的流程结果的关键。这是质量管理系统强调的东西，并且或许是它们最大的好处。它驱动组织的业绩，并导致了顾客满意度和效率的提高。