如何密切关注顾客取决于你的顾客是谁，他们多长时间会光顾一次，以及他们希望从你这里得到什么。如果你经营的是一家五金专营店，顾客可能平均每年会光顾两次；如果你管理一家会计师事务所，顾客会每月光顾两次；而如果你开办一家健身中心，顾客便会每周光顾两次。
所有的顾客都可能成为你了解客户服务期望值的对象，不论他们是光顾五金专营店购买锤子的男士，还是每周光临健身中心享受私人教练指导的女士。但是精明的服务提供者从顾客身上获取信息的方式却千差万别。
换句话说，我希望各位读者可以领会本文中传授的方法背后所蕴涵的精神，而不是一字不差地照搬照抄。选择适当的方法密切关注顾客对你的公司以及你所服务的顾客都大有裨益，所以请你一定身体力行，付诸实践。
首先向大家介绍密切关注顾客时应当遵循的三条概括性法则：
- 在提出问题和记录答案时力求清晰具体；
- 时刻不忘感谢顾客的配合；
- 不遗余力地满足顾客的需求。
我们设计出了以下三种场景，希望其中有一种会适合你。
场景一：随机调查
这一场景是针对大型零售商店设计的，最真实地体现了巡视调查的本意。你(或公司经理)只需在卖场内来回走动，与在货架间浏览商品的顾客交谈就可以了。
我将这一场景称为随机调查的原因显而易见——你会遇到形形色色的顾客，他们前来购物的原因也是千差万别。但是如果你能够持之以恒地开展顾客调查，巧妙地设计出一些问题，并且善于捕捉答案，你一定会发现顾客的偏好存在着一定的规律，而这些规律绝非偶然。这样你便可以开始着手采取行动来满足特定顾客群的特殊需求了。
此类顾客调查可分为四个步骤完成：
1.进行自我介绍并表明来意。“我叫艾伦。我希望今天您可以在本店得到周到的服务。”
2.向顾客询问“今天您光顾本店是需要购买某种特定的商品吗？有什么问题我可以帮助您解答吗？”
3.如果顾客确实需要帮助而且你无法当场给予解答，你可以离开片刻帮助顾客解决问题。不要简简单单地说“我马上回来”。(这样太过于模糊)，而是清楚地告诉顾客你将离开多久。例如，你可以说：“我现在去仓库帮您查看一下我们是否有您需要的轮胎。如果没有找到，我会在电脑上查询订购这样一只轮胎需要多长时间。请您稍候，我将在5分钟之内回来。”
如果顾客表示并不需要帮助，你可以说：“请您记好，我叫艾伦。如果您有任何需要，请叫我。我将竭诚为您服务。”
4.感谢顾客惠顾。经常在店内走动并与顾客交谈是了解他们需求的最为有效的方法。在工作中你应尽可能多地这样做。
场景二：顾客关系调查
与前一种调查方式相比，顾客关系调查更为深入，因而更适用于那些有更为充裕的时间与顾客沟通交流的行业。无论你从事汽车销售服务，发廊或是会计师事务所，你的目标都不外乎是建立稳固的客户关系，鼓励顾客定期光顾。顾客关系调查应该如何进行呢？一般来说可以分成以下三个步骤：
1.感谢顾客惠顾，并阐明你的意图。例如：“史密斯女士，首先感谢您选择我们担任您的财务顾问。我们对此深感荣幸。并希望可以不负您的期望。”
2.向顾客了解他们的需要或是偏好。“您希望您的财务顾问帮助您解决哪些方面的问题？我们应满足什么样的标准才能令您对服务满意？”(你在借此向顾客询问他们的特殊需求。)
当你提出这个问题时可能会出现两种结果：其一是顾客确切地告诉你她的需求，或者是她根本对自己的需求还不甚清楚。如果出现第一种情况，你便可以直接采取第三步。而如果遇到第二种情况你便可以利用这个机会对顾客加以引导。例如你可以说：“我是具有专业资格的财务顾问，在过去多年中我曾接待过许多与您情况相同的顾客。他们大多需要……”
此时，你便可以与顾客一同找出她的偏好了。
3.建立顾客偏好情况调查卡。在卡片上记录下第二步中获得的全部信息，并进行存档。每年或定期与顾客取得联系，了解顾客的需求是否发生了变化，随之对调查卡的内容进行更新。
顾客偏好情况调查卡对你大有裨益。最显著的一点是，它有助于你为每位顾客都提供出色的个性化服务。如果在工作中出现人员交接，调查卡还可以确保这个过程的完整统一。
顾客偏好情况调查卡还为员工培训提供了绝佳的素材。你可以从中选取若干个案，帮助新人职的员工了解他们将会经手的顾客特点，以及他们关注的重点。
最后一点，调查卡还可以避免你过于依赖某位具有良好口碑的员工。如果某位身居要职的员工决定另谋高就，调查卡可帮助你掌握其负责的顾客信息这样就可以大大降低顾客随之流失的几率。
案例1
杰出的教师可以发现每位学生的特点并因材施教：我的女儿几天前打来电话，告诉我外孙库伯的老师伦尼·格里恩科专程打来电话，汇报外孙在学校的优秀表现。格里恩科老师特别谈到了库伯的注意力更为集中，阅读能力显著提高，并且自信心也大幅增强。女儿告诉我她对儿子取得的成绩引以为傲，但话题很快转移到对格里恩科老师的称赞上。
老师强调她在教学中着重激励库伯进步，培养他的自信心。用格里恩科老师的话来说，这有助于他对学习“开窍”，因此对他尤为重要。她还补充说她不止是这样教育库伯，而是将这一理念应用到班里每一个孩子身上。简而言之，老师总结出每个孩子的需要，并依此分别为他们设计学习方案。
格里恩科老师的这种个性化教学方法可以激发学生的学习兴趣，增强他们的自信心，培养他们对成功的渴求。我相信这种方法不仅在我的外孙身上奏效，也一定会令其他孩子受益匪浅。我希望全美国的每一个孩子都能够通过这种方法进行学习。
场景三：深度影响调查
你可能会说：“我既不经营商店，我所提供的服务也不需要顾客时常光顾，把我归入以上任何一种情景都不免有些牵强。即使顾客会不时再次光临——至少我希望如此——他们也不会频繁光顾。所以这两种顾客调查形式对我而言实际意义都不大。
请你少安勿躁。还有一种方案可以有效地帮助上述两种类型以外的公司进行顾客调查。由于你希望借助调查给顾客留下深刻印象，吸引他们再度光临，所以将这种方法称为“深度影响调查”再贴切不过了。它对家庭日常维修、法律服务以及顶级水疗服务同样有效。
我们以康体水疗中心为例向各位读者阐释深度影响调查具体应如何操作。例如加西亚太太为庆祝生日前来做按摩、美甲和面部美容。训练你的员工在服务中做到以下四步：
1.感谢顾客惠顾，并阐明你的意图。例如：“加西亚太太，感谢您光临本水疗中心。希望我们今天的服务可以为您留下美好而难忘的回忆。
2.请顾客对服务提出要求，说明个人偏好。由于你可能需要花上一些时间通过不断询问来了解什么样的服务对于这位顾客最为重要，所以你应为这一步骤留出充裕的时间(此时你也许会发现有些顾客习惯于安安静静地接受服务而不喜欢有人在耳边喋喋不休，或者他们不喜欢技术人员极力向他推荐产品)。
3.将顾客的回答记录在顾客期望表上。要求从按摩师、美甲师到美容师的所有员工在为加西亚太太服务前对表格上的内容有所了解，并在其各自的服务完成后在表格上签名。
4.将期望表寄送到顾客家中。如果处理得当，这种调查方法可以为顾客留下深刻的印象，他们不仅会在需要进行水疗时再度光顾，还会向自己的亲朋好友极力推荐你的公司。最重要的是，他们会由此发现你非常重视顾客的需求，签有各位员工姓名的表格就是最好的证明。这样做还有一个好处。当你将各位员工的签名呈现在顾客面前时，他们若对服务满意，不但会更加乐于将这位员工介绍给自己的好友，还会亲自写来感谢卡。这有助于员工获得满足感，而且这种满足感是独一无二的。
案例2
发现福特公司的特殊需求(咨询顾问的挑战)：多年前，亨利·福特雇用了一位咨询顾问，以帮助福特汽车公司提高业绩。尽管这位顾问花费大量时间进行了调查，但他所提出的建议却始终未能令福特这位名扬四海的大企业家满意。这是由于这位顾问此前只是在隔靴搔痒，并未发现令福特下定决心对公司运作进行改革的真正原因。
终于，这位顾问建议公司开除一位管理人员，此举引来了福特的一顿狂轰滥炸。福特对于这个建议显然是怒不可遏，但是顾问却对此表示异议。他说：“福特先生，我每次从他的办公室经过时都会看到他将双腿高高地翘到办公桌上，两眼空洞无物。他似乎一向是这样无所事事。”
福特回答说：“这个人不久前向公司提出建议，一举为公司节省了数百万美元。如果我没有记错的话，当时他就是以那个姿势坐在那里。”
此时顾问才恍然大悟，发现了问题所在。在此之前，他的建议全部侧重于如何改进工作流程，却没有汇报这些举措可以为公司节省多少开支。在了解到福特公司的特殊需求后，他对这份报告加以修改，那位“懒惰”的员工最终保住了职位。