以管理过程论学派为主提倡的企业管理原则,互相之间存在着矛盾,对此,不仅西蒙进行过批判,而主要是这些原则缺乏统一解释的论据。可是,实际上不可否认的是在有组织的团体开展管理工作时,还是需要充分运用这些原则。
另外,一个经营管理工作者承担着大部分管理工作,不应被管理原则所驱使,而必须活用这些企业管理原则。管理者应以管理的任务和目标作为共同认识的基础,并依据管理原则拟定出实现任务和目标的各项规则,随着情况的变化和经营目标的需要,管理者在运用管理原则时,判断和理解都要灵活。
(一)职务分工的原则
职务一定要分工,如果所有工作可以由一个人完成,那就用不着管理学了。各司其职,理所当然,把职务分工作为一个管理原则是比较妥当的,问题在于分工的方法,一个人分担的工作并不是把相互无关的工作凑在一起由一个人去做,而是有必要使一个人的工作在某种程度上专门化、系统化(工作专门化原则)。但是使一个人长期只担任单一的工作,会感到专业化的单调而丧失干劲,必须使他担任一些与此有关的其他工作,或者使他自己计划自己的工作,即实行所谓自己管理自己的自主管理原则,在职务分工方面,要考虑这些原则。
(二)权限和责任的原则
每一个人的工作都是一个职能,所以必须按照集体目标把个人的职能安排在一个管理体制中,也就是说,在一个管理机构中,必须把个人的职能安排在一定的位置上。为了使个人完成自己的工作,履行自己淤职能,要授予个人一定的权限,作为履行自己职能的一种手段或工具;同时反过来,个人也相应地自功担负起履行自己职能的责任。于是,个人作为管理机构的一员, 一方面要行使自己的权限,另一方面要承担一定的责任。
既要授予权限,又要赋予责任,要想经营管理者承担多大的责任,就应授予多大的权限,权限和责任必须适应(权限和责任相适应的原则)。
如果上级独揽一切权限,下级无权自己决定任何问题,任何事情都要向上级清示裁决,上级又忙于日常业务的处理,拖延作出裁决,使得下级工作难以开展,消极等待,不能发挥积极性。因此,上级应尽可能地把权限下放(权限下放原则)。权限下放以后,上级就可以腾出手来,专心研究和处理个别的更加重要的工作,这就叫个别处理的原则。
虽然根据权限和责任相适应的原则,下放了权限,伹上级不宜放弃应负的责任,也就是说,上级仍然对下级的工作结果负责(保留对工作结果负责的原则)。
与权限下放原则有关的另一原则,凡是在现场能够解决的事项和在现场可以决定的事项,不要推到中央上层去解决,尽可能由现场接近该事项的基层管理者去解决(分权的原则)。
(三)命令统一的原则
顾名思义,命令需要统一,上级只能给直属下级下达命令,下级也只能向自己直属的一个上级报告工作,命令不可以越级,也不可以从其他系统的上级接受命令。按照命令统一原则的严格规定,就不能正式地同其他系统同级之间交换情报了。法约尔认为,同级之间的情报交换要看作是相互之间沟通情况(交换情况的原则)。因此,要区别命令同情报交换(命令同情报的区别原则)。
另外,很多情况下,一项工作要经常听取各方建议取得协调才能有效地完成。于是,同时并存着垂直领导的命令系统和参谋部门的协调系统,必须巧妙地运用这两个系统,以期集思广益地完成任务(命令同参谋并存的原则)。
(四)监督范围适当化的原则
所谓监督范围适当化指的是一个上级可能监督的所属部下的恰当人数。根据经验,工人以15—30人为宜,本公司职员以6—8人为宜,比较复杂的工作以2—3人为宜。
增加部下的人数,就加重了监督者负担,使监督工作不周。减少部下的人数,减轻了监督者的负担,监督者是可以应付自如了。不过,这样一来,就必须增加对监督者进行监督的监督者,从而又会增多监督者的层次,而且监督者过分监督琐碎的工作,会使部下丧失主动性和干劲。
要想根据工作的性质解决这个矛盾,必须考虑把监督者的管理方式和目标的管理方式,同部下自己管理自己的自主管理方式结合起来(监督同自主管理相结合的原则)。
采用上述方法,就增强了企业每个成员独立判断的能力,管理者与其做个站在监督立场发号施令的人,不如调动部下自己发挥积极性。监督范围随着管理责任范围的变化而变化,监督范围越小,管理的责任范围越大(管理责任范围的原则)。
(五)管理层次适当化的原则
每个管理者或监督者的部下人数要有一定的限度,人数太多的组织往往会形成管理层次太多。管理范围太小就会增加管理层次,出现层次太多的管理组织,于是上下级之间的互通情况不能顺利进行,增加层次以后,每一个管理者、监督者都成了情报传达中心,基层现场的声音迟迟地难以上达,而上级命令也不能很快下达。权限划分过细,管理组织必然出现松松垮垮的现象。
当前正大声疾呼精简编制,压缩管理层次,提出废除科室,设计机构体制化等等政策。可是过分简化机构,减少结构层次,将减少人们晋升的机会,而晋升在人们的动机因素中有最大的影响。对于一个事业团体(即指企业、工厂等)来说,具有关键作用的管理者阶层因缺少晋升机会而挫伤士气,乃是事业的重大损失。
晋升对建全组织机构是必要的,但职位又有一定的限额,因此,分别设立职位和地位两种不同的管理职务,采取交替任命的办法,既可保持适当的管理层次,又可扩大管理者晋升的机会(职位和地位的区分原则)。
(六)遵守公共道德和提高士气的原则
事业团体不仅不能单纯地营利,不给社会造成危害,还要对社会有所贡献。特别是企业在不生产缺陷产品、防止公害危害社会等方面,对社会负有重大责任,作为一个企业应当充分认识到这一点。企业的道德面貌决定于全体企业成员的道德面貌,所以作为一个管理活动的行为准则,应在企业管理原则中加上发扬公共道德这一条,这决不是奇谈怪论。
丢掉企业的利己主义,抑制企业各个成员和各部门的利己主义,使企业经营与社会协调起来,以提高企业职工土气为基础,搞好企业经营,与此同时,为社会作出贡献。在变化的社会中求得企业生存下去,就必须提高职工的士气,使他们为此发挥干劲,对于企业来说,这样做就象“如虎添翼”一样。
要努力把遵守公共道德,提高士气,变成为企业全体职工的行为准则,这可以说是一个具有根本性的管理原则。