由于拖延是大多数人最关心的事情,也是人们多年来的噩梦,因此几年间克服拖延的方法得到了较大的发展。有16种最有效的技巧可以帮助你在工作和个人生活中克服拖延的恶习。想一想,在这些方法中哪一个对处于当前环境中的你最有帮助。
1.把工作写在纸上进行思考
做好充分准备,事先将工作的每一步骤列成清单。在开工前将工作分解成几个部分,简单地写出所有细节并事先做好充分准备。这两种行为能帮你克服拖延的恶习,让你开始着手工作。
2.在开工前备齐所有必要的资料和工具
当你坐下来工作或开始处理一件任务时,要确保手头备齐了所有物品。这样,在工作完成之前你就不必起身或到处走动。做好充分准备是使你坚持完成工作的有力促进因素。
3.从小事做起
80/20原则表明:任务最开始的20%通常会为整个任务贡献80%的价值。这大概就是老子在说“千里之行,始于足下”这句话时想表达的意思吧。一旦采取行动,哪怕只是一小步,你也能发觉自己在不停在为完成任务而努力。
4.将任务分成若干环节,分别进行处理
就像你永远不会尝试一次吃掉整根腊肠一样,不要一开始就试图承揽所有工作。有时完成主要工作的最佳方法是从中选出并完成某个环节,就像你取一小片腊肠并把它吃掉一样。选出一部分工作,督促自己将这部分工作完成。这种做法总能给你动力,并帮你克服自身的惰性和拖延的恶习。
5.瑞士奶酪技巧
把自己的任务看成是一大块表面全是洞的瑞士奶酪,采取和在奶酪上打洞一样的方式处理工作。选出需耗时5分钟完成的一部分工作,只要完成这部分工作,就无需担心整个任务。例如,如果你想写一篇文章或一本书,就把这个任务分解成若干部分,明确完成每个部分所需花费的时间,一有机会就处理该工作,一次只完成一部分。许多作家在写作时,都是一天只写一页。如果你正在做研究工作,你可以每天阅读一篇文章。许多人在飞机上写完了一本书或在其他活动的间隙中获得了大学学位。如果你每天写一页,一年下来你就将写出一本365页的书。
6.从外部开始,先完成较小的任务
通常在处理工作的主要环节之前,你必须做好准备步骤。在这种情况下,从外部开始,通过先完成较小的任务的方法,帮助自己克服拖延的恶习。这种做法可以激励你开始着手处理重大任务。
7.从内部开始,先完成重大任务
这与第⑥条建议完全相反,看看清单上所有与完成工作相关的事项,问问自己:“清单上最重大的任务是什么?哪一项将花费最多的时间或要求你付出最大的努力?训练自己从该任务出发,一直坚持工作直到将其完成为止。相比之下,清单上其他较小的任务就似乎更容易完成了。
8.完成你最担心、最害怕的任务
通常,这与克服失败或被他人拒绝的恐惧有关。在销售环节中,它可能与预期有关。在管理环节中,它可能与培训或解雇员工有关。在人际交往中,它可能与不愉快的个人境遇有关。在所有情况下,如果先处理能给你带来最大情感压力或最让你恐惧的事情,你将更有效率。通常这种做法可以帮你在工作中打破僵局,解脱心理和情感上的束缚,让你能够完成其他所有任务。
9.从处理最棘手的问题开始一天的工作
克服并完成最棘手的问题,相比之下,在余下的时间完成其他所有工作就会显得更加容易了。
近期的一项研究对两组人进行了比较。第一组在早上实施练习计划,第二组在晚上下班后实施练习计划。研究人员发现:在早上练习的人在6个月后依然坚持练习的可能性更大。与把事情拖延到更容易制造借口和拖拖拉拉的晚上相比,在早上进行练习更可能养成定期练习的习惯。
马克·吐温曾写道:“每天早上起床后,你应该做的第一件事情就是生吃一只青蛙,这样你就会十分开心,因为你知道在接下来的一整天里都不会发生更糟糕的事情了。”
“生吃青蛙”是你最大、最困难、最棘手的工作,在做其他事情前开始动手并完成这类工作,你将会十分开心,因为你知道在余下的一天里大部分事情都将进展顺利。
10.思考没能处理或完成该任务会有什么负面影响
如果工作没有按时完成,将发生什么事情?恐惧和期望都对人类的行为有着巨大的激励作用。人们总是期望在完成工作时获得好处和回报。有时,你可以利用这一期望激励自己;想一想如果没能按照承诺完成工作将发生什么事情,产生什么消极后果。有时,你也可以通过这一方式激励自己采取行动。
11.想一想在处理和完成任务的过程中你能获得多少好处
为什么按时完成任务会对你有所帮助,将所有原因全都写下来。你完成任务的理由越多,你开工的欲望和完成工作的内在激励效果就越强。
如果完成某一工作只有一两个理由,你将获得普通的激励。但如果你有10个或20个理由完成某一工作,你获得的激励就将显著提高。毅力和自律的情况与此类似。
12.白天处理项目时给自己预留15分钟
预留一段时间——例如,从早上10点到10:15,或者从下午2点到2:15——只需下定决心专心工作15分钟,不要担心其他事情。这一技巧将让你投身于任务中,这样,完成任务的可能性就更大了。
为了从这一技巧中获得更多成果,你必须为自己确定一段时间并将其写下来。然后,在既定的时间里把工具和资料备齐,开始工作15分钟。15分钟后,你可能还想继续工作。但如果你没有这种想法,就把工作放到一边,在其他时间再预留15分钟用于工作。
13.抑制完美主义
完美主义是造成拖延的主要原因,不要担心工作做得是否完美,只需开工并以平稳的节奏工作,你可以在晚些时候回头更正和修正工作。无论如何,没有必要在一开始就将一切都做得尽善尽美。
不久前,我的一个朋友开办了一家咨询公司。我问他的业务进展如何,他说毫无进展,因为从复印社拿到公司宣传册、名片和印有公司名称的信笺就花了整整一个月的时间。我告诉他,那些东西不会给他带来任何商业价值,他应该把新的电话号码写在现有名片的背面,或者到一个快速复制中心制作一些卡片,然后出门联系潜在的客户。我告诉他这一做法将比他曾设计的任何宣传册都更有成效。
一周后,他打电话告诉我,这一建议已经改变了他对自己和公司的看法。在我给出建议的当天,他就已经开始打电话联系潜在的客户,而且还做成生意,赚了钱。
14.选出一个拖延会让你遭受损失的领域
在某些领域,拖延会阻碍任务的完成。从这样的领域中选出一个可识别的领域。选出最重要的领域,下定决心克服拖延的恶习。先设定优先级别,然后一心一意地将精力集中于某个克服拖延就能获得巨大成功的领域。总是先攻克最困难的任务,向自己发出挑战,在做其他事情前先处理最困难的那部分工作,并把它完成。
15.培养完成工作的紧迫意识
一旦开始工作之后,除非工作完成,否则就不要停下。训练自己在开始处理主要任务时要一直坚持到完工为止。当你养成这一习惯后,你就为持续一生、充满目标的工作奠定了基础。强迫自己完成最后5%的工作,它将让你获得无比的满足。
很多人克服了拖延的恶习并开始着手工作,但他们永远无法坚持把工作做完,这令人感到惊讶,也让人失望。随着工作收尾阶段的临近,他们会找到越来越多的借口和理由来拖延最后5%或10%的工作。这就是大部分学生没能完成或提交硕士和博士论文的原因。某人可能在大学里学习数年却拿不到学位,因为他没能继续完成最后5%或10%的学业。
只有将工作完成后,你才能享受到成功的喜悦和满足。当最后一个细节完成时,你会感到异常轻松并充满成就感。你的大脑释放了脑内啡,这让你感到愉快。但这种情况只有在任务全部完成时才会发生。
16.保持快节奏
快节奏是成功的关键,下决心在工作中保持轻快的节奏。迅速走路,迅速移动,迅速书写,迅速行动。坚持工作,有意识地加快所有习惯动作。当你加快行动步骤而不是维持平常的节奏时,你将完成更多工作,这令人感到惊奇。事实上,如果你继续强迫自己更努力、更快速地工作,你将开始体会到神驰体验(flow experience)的魔力。当你进入这一“神驰”状态时,你将更加自信,并觉得自己更有能力。与过去相比,你将在较短的时间内完成更多工作。
有目的地规划你的生活、工作和节奏,以便你能经常处于“神驰”状态,这是获得巨大成功的关键。所有真正有效率的人都会定期体验到这股神秘力量,通过自觉地加快工作节奏并保持轻快的节奏来激发这股力量,直到自己像旷野的飞机一样起飞为止。