如你所知，无关紧要型任务都是企业里不重要的琐事。员工讨厌或喜欢都无关紧要。他们做得好与不好也无关痛痒。这些任务都该被打入冷宫，因为它们正在削弱企业的生产效率。
如果你犯了这类型的错：指派让员工瞎忙的工作、琐事，或安排浪费时间的事给员工，你应该问问自己为什么。不论从长期还是就目前而言，在工作时间排满了无意义的琐事，对企业或你自己究竟会有什么好处呢？
这里面有许多原因。有些经理人误以为，让每个人忙忙碌碌，就等于完成了任务。把“无意义”的工作交给“无能”的员工，总比面对开除他这件棘手的事要来得容易。至少他不会成为众矢之的。或许过一阵子以后，他就会主动辞职了。
交给员工无意义的琐事，可能也是一种污辱或惩罚他的方式。管理者对自己说：“我将教训莎拉，让她尝尝在老板面前扯我后腿的下场！我要叫她整理一大堆无聊的报告，然后当她交给我时，我看也不看！这样她就会了解将来该效忠的人是谁！”
这种想法是一种近似于“虐待”的游戏。不管你的动机为何，解决这类问题的方法很简单：立刻停止分派这类工作。不管原因为何，如果你交派的工作都是些琐事，那你正在损害自己的公司，而你最终也将自食恶果。
然而，让我们假设你有兴趣成为生产效率更高的管理者，而这会使你不再继续指派不重要的工作。如前所述，你的错误是“坐视”无关紧要型任务的存在。要辨别与克服这类问题也就更加棘手。
首先，如你所知，重要工作内容的波动幅度很大，产业里的情况可能瞬息万变，昨天还重要的工作，今天就有可能变得无关紧要。毕竟，成功的、有竞争力的企业的一项基本特色，就是能快速自我调整，以适应新情况、新机会。
例如，美国国会要求电视机产业将传统电视机完全转变为数字电视机的这项命令，就改变了许多电视制造厂商未来处理事情的优先顺序。立法、科学发现、司法裁定、产业整合，以及恐怖主义的威胁，只是外力能改变任务重要性的几个方式而已。
然而，假定你是一位随时对该完成的工作保持警戒的管理者，无关紧要型任务怎么会溜到员工手上，甚至日复一日、年复一年地继续下去呢？
经理人并不知情
管理的员工人数越多，就越有可能出现此种情况。这就是为什么称职的经理人不能被绑在座位上，或与员工太过疏离的原因。他必须关心工作的完成情况，针对工作提出许多问题。员工并不总是想“偷懒”，做些不重要的琐事，他们可能连自己都还没有意识到呢！例如：
- 范例一：一家历史悠久的股票中介公司的会计部门，分发着早已过时的内部报告，没有人阅读或使用它，这是个没人在意的无关紧要型领域。
- 范例二：一家出版社总是例行性地把手稿分发给4位不同的校对，即使科技的进步已使以往俯拾皆是的错字消失了许多。在经过两位校对审稿之后，剩下来的工作只是多余。
- 范例三：一家地方性药品连锁店的资深主管发现，他永远没办法在星期二下午找任何一位经理说话，因为所有的经理每周都在这一天出席一项例行性会议。这个开会的习惯一向如此，在调查过会议的议程后，这位资深主管发现，每一项在会议中讨论的议题，都可以利用传真机或E—mail轻易处理，因为现在每家分店都已经电脑化了。虽然经理间的接触很重要，但资深主管可以将这种会议减少到每月一次，或“视需要”而定。
你可以从中了解到，经理人若想排除所有围绕在其四周的无关紧要型任务(而且他们还不晓得其存在)，就必须不断质疑所有的活动，并且分析它们的价值。他们不但需要知道什么是重要的事，还必须清楚掌握员工如何利用工作时间。
经理人缺乏足够的纪律性来停止不重要的工作
如果管理者对于自己想要达成的目标没有清楚的概念，他可能会使员工们继续做一些无意义的工作，因为不知道要如何重新引导员工努力工作。如果他对于作决定没有自信，则他的犹豫不决将使得琐碎工作仍然有生存的空间。
这是一个棘手的状况。向琐碎工作宣战，并阻止员工愉快地做着浪费时间的事，这需要高度的自律。无关紧要型任务可能发生在企业的任何阶层里。
例如，假设一家地区性运动用品连锁店的资深财务副总监，他习惯每半年就亲自拜访所有分店。然而，这些拜访对于公司的成功并没有影响，它不能增加副总监原本已十分丰富的知识，也不能帮助他把事情做得更好。而分店的人员也不会因副总监的拜访而受益。
为什么副总监会这么做呢？这是他乐在其中的工作“仪式”。他总是这么做，当然，当连锁店规模较小时，他能够在几天内完成视察工作。但现在，它得花1星期或更多的时间，而当他离开时，他的办公桌上可能堆满重要文件，许多计划等着他处理。许多事情的决定会往后拖延，因为他的意见很重要。这也是分店经理的不重要的任务。就在他们必须在重要访客面前恪尽地主之谊时，他们也无法分身去处理店里无数需要他们关注的事。
老板应该建议这位副总监，总部需要他的地方太多，实在不能让他在乡下闲逛。但要这样做，实在很难开口，它已经变成老板的“纪律型任务”，于是他可能决定不提这个问题。
想想你个人乐在其中的“宝贝任务”，这些任务里，可能有许多与公司的目标不相符，严重的话，甚至还会让你分心，无法专心执行真正重要的任务。
某制造厂商的研究与发展部门有重要工作要做，但任何时候，总是会有那么一两个新产品计划，是公司不太可能进行研发的。有些产品所涉及的领域，公司甚至都不具备任何专业能力。然而，还是有员工在执行这些计划。或许它始于连经理人都不知情的无关紧要型任务，现在，因为公司已投资许多时间和金钱在这些计划上，这些计划本身也因此有了生命。管理者要铲除这类计划，简直比登天还难，但这恰恰是他该做的事。
你可以看到，为什么无关紧要型任务在企业中很常见。首先，要发现周围无关紧要的事，并不总是很容易。其次，要以妥当的解决方案来处理，也很困难。然而，无关紧要型任务一旦被发现，就应该立刻停止。管理者不知道某项工作的存在，并不代表这件事一定是无关紧要型任务。在任何企业里，某些进行中的工作，即使管理者不知晓，对公司现在或将来而言也都可能是重要且有用的。企业的主事者必须谨慎区别其不同，不要消弭公司的创意力与开创精神。