所谓的战略规划控制系统是指通过开发预算和战术计划使战略向现行决策转化。为保证实现战术计划及其所基于的目标,最后的执行步骤涉及到个人行为的控制。预算、战术计划、规则、条例等本身不贯彻执行计划。仅仅当个人行为部分地受到这些方法的指导去实现企业目标的时候,战略计划才能被真正地贯彻执行。这包括整个管理过程。当然,这样大的一个主题不能在这本文中加以充分论述。不过,强调战略规划中基本的控制过程和强调管理者在控制过程中对待个人所应考虑的人的方面,将能达到一个有效的目标。
执行过程中管理任务的范围
只有先制定计划,然后才能执行,在制定计划的同时以及(或者)在战略规划之后,管理人员在计划能被执行之前有必要采取许多行动,例如,企业的整个组织必须与公司的任务、规模和动力相适应。关键任务和执行计划所采取的步骤顺序必须加以确定和通告。必须识别出那些负责具体任务的人员,他们对其所应做的事情必须有充分的理解。为促进计划的执行,必须保证各种物质资源和人力资源在需要时可以得到或就在手边。必须建立激励体系。必须设计适当体系,用以协调努力和指导个人活动。这当然是指预算、战术计划、以及其他对活动的指导方法。整个管理信息系统的设计,须使管理人员具备所需知识以评价个人行为是否与计划一致,如果不一致,对此应做些什么。应设计培训方案以提高管理人员和工人制定及执行计划的能力。总之,必须保证管理者的领导能力能有效地引导所有个人的努力去达到企业的战略目标。
所有这些管理职责都是相互联系的。它们不是顺序性的。所要强调的是,控制技术(除自动控制技术外)并不是对任何事情都适用的。指导、协调、激励和控制人们的行为,并确定计划执行的效果与效率,这正是整个管理的过程。这些管理活动必须反映组织中个人的态度、动力、反应等等。用上面这些术语来表达,开发控制技术并用来执行计划要考虑许多因素,这些因素与组织中人的管理有关。
控制的含义
这里所用的控制一词是指管理控制,即试图保证业绩与计划的一致。这样的控制包括对业绩进行评价以及业绩与计划有差异时对行动进行修正的过程。这一过程有三个基本步骤:建立标准,按标准对业绩进行测评,以及更正与标准的偏差。
控制的种类
按用途分类,控制的作用有:使业绩合乎标准、保存资产、使质量合乎标准、无高层管理许可条件下对权威的限制、对业绩进行测评等等。纽曼将控制分为三种基本类型。一是指导性控制,用来发现与标准的偏离并在完成运行之前进行矫正。例如,月球飞船起飞之后立即进行航迹测量,在它远未到达月球之时就不断对其航迹进行矫正。二是是否控制,需要它表明同意才能采取下一个步骤。最后是事后控制,它测量某一行动完成之后的结果。当然,控制系统设计反映了管理层思维中具有的控制的基本类型。
大公司和小公司中的控制系统
注意大小公司中控制系统的差别是值得的。因为在很小的公司中管理人员及其职员每天都相互交流,因此相对而言只需较少的预算和其他战术性的计划。生产过程、营销小组、现金流分析等等都倾向于比大组织中的情况要容易得多,因此没有复杂详尽的报告系统,管理人员也能较容易地进行监督管理。
不过在一些大型组织中,各级管理人员的交流问题随着组织的扩大而变得越来越难于处理。在协调各方的努力时会出现新的困难。大型组织容易遭受到更多的威胁,因而要有一套更广泛的审视各种情况的方法来预见这些威胁。大型组织中的控制系统也因此必然比小型公司要复杂得多。