1.即时信息
提供背景脉络资讯
你觉得十万火急而且了若指掌的事，对别人来说可能不是如此。请尽量提供适当而且足够的背景脉络资讯，才能让双方讨论没有障碍：「我现在正在把订单收尾定案，你记不记得Acme公司的联络负责人叫什么名字？」「我在做公司简报，你记不记得我们去年新聘了多少人？」「我在决定交通方式，你会跟我们一起去吃午餐吗？」
问题不要超过三个
要记得，即时信息是用来得到立即的答案、让事情继续，而不是拿来讨论合作的工具。如果后续的问题会超过两个，还是打电话吧。
2.手写便条
如果是当作需求建议书（RFP）、在访谈或面试后要再有个追踪，或是特别感谢某个同仁组员，传统的手写便条会是个好选择，而且通常这时候并不需期待对方有所回应。便条可以吸引对方的注意力、得到竞争优势，并且带来情感连结。一张手写的「会开得太棒了！」便利贴，效果可能会远比电子邮件来得更长久。而且，便条的说服力可能超乎想像，提醒的效果也比较高（特别是亲手送达的话）。但当然还是要有限度，真正特殊的时候才手写便条，可别在平常就把别人的桌子给贴满了。也要记得：
字迹必须清楚易读
尽可能写得清楚明白，也就是该简短一点。
该写就立刻写
有些人想有更正式的回应，于是觉得不该现在写便条。但在这种情况，手写便条可以做为开场，像是「很快会送上正式谢函」，就能很得体地抓住别人的注意力。（但可别忘了真的要送正式谢函。）
3.电话
如果要讲的事很多、或是牵涉到敏感话题，与其用电子邮件不断往返，还不如用电话快速讲一讲、或是直接见个面。而如果需要多方参与，这时候可能就该安排更有架构组织的会议或是电话会议。打电话、见面或开会沟通要顺畅，有以下秘诀：
让对方有足够准备时间
要让对方有时间想好完整的回应，也要有充分的发言时间。如果对方正在赶截止期限，或是正要去见客户，最好晚点再谈。
提供背景脉络资讯
想让对方快速进入状况，通常需要提供人、事、时、地、原因等资讯。这和写信的时候不太一样，讲话反而可以有更多发挥空间。
4.电子邮件
慎选收件人
在「收件者」和「副本」这两栏要放对人。那些该知道情况、但不需要有动作或回应的，就该放在「副本」。此外也要小心「回覆所有人」这个功能，这无疑是最常被滥用的电子邮件功能之一。只有在回信内容真的和信件串所有人都相关的时候，才能使用。
编写信件主旨的时候，请考虑「未来能够搜寻」
这种事总会发生，所以信件主旨最好能把该做什么事、截止日期都放进去。我们有一位客户，就会在主旨开头写上「IO」（InformationOnly，仅供参考）或是「AR」（ActionRequired，需要行动），像是这样：「IO：第一季摘要报告。」你也可以自由把主旨修改成信件串当时需要的格式，像是如果已经完成了「会议摘要」，就能把主旨改成「下一阶段任务于周四前完成。」
抓住重点
在信件开头，记得先用两句话简单扼要写出重点。像是「我不确定下一步该做什么，可以请你在明天下午三点帮我审一下这个新提案吗？」，接着再谈细节。因为你不能确定对方读信的时候是不是电话讲到一半、或者只是用开会空档读信，所以重点务必清楚。
简要为上
电子邮件太长，就会让人很有压力，在智能手机的荧幕尤然。枝微末节的资讯就该省掉，好让重点信息能更突出。
在今天的职场上，「能够顺利传达重点」的必要性愈来愈高，而这也代表必须对自己选择的沟通方式负责，包括沟通用的形式、以及沟通时的用字。别忘了，讲到商业写作，重点是要得到所需要的回应。尽量让对方容易回覆，就能带来双赢。