会议是组织生活中的一种现实存在。很难想象领导者能够（或者应该）避免它，特别是在群体、委员会或团队有较多任务或高的横向相互依赖性时。良好规划和领导有方的会议是一种完成多样化目标的有益机制，同时，它也是工作群体内部、群体之间或志愿者组织之间交换信息和保持公开沟通渠道的重要方式。
尽管会议有多种好处，但它们也花费时间和金钱。在美国，仅每年的公司会议开支一项就达到数十亿美元。此外，不必要的或无效率的会议可能令人沮丧，并且往往导致与会者的不满。考虑到会议所需的时间和金钱投资，管理者有责任使它们尽可能有效果。管理学者古斯和肖提出了7个召开会议的小窍门，在下面几段中将逐一讨论。
1.确定召开会议的必要性
召开会议的最重要步骤，大概就是花时间来确定是否真的有必要开会。评估是否需要召开会议，就是评估这次会议可以获得什么成果。只有在潜在收益大于潜在成本时，才有必要召开会议。在评估过程中，尽可能事先了解其他与会者的意见。此外，如果会议是定期举行的，你应当在每次会议中都安排重要事务。否则，可以考虑降低会议的召开频率。
2.列出目标
一旦确定有必要召开会议，你就应当按顺序列出会议目标并制订实现这些目标的计划。将你希望在会议中达到的目标按重要性排序。指出预计在每项议程上花费的大致时间也会有所帮助。最后，事先将会议议程和拟探讨的问题告知与会者，同时让他们知道还有哪些人会参加。
3.严格遵照会议议程
一旦会议开始，管理者坚持遵守议程安排是十分重要的。群体很容易转移目标，谈话内容可能离题万里，或者讲些友善和气的故事。尽管你应当设法保持一种合作、自在的会议气氛，但会议中宁可过于讲条理、公事公办，也不应让会议流于松懈、自由放任。如果一些事重要到足以被列入会议议程，那就确保在会议中安排讨论这些问题的时间。
4.事先提供相关资料
除了制定会议议程，如果领导者也能事先向其他与会者提供相关报告或支持材料，会议往往会更加有效。在会议期间派发材料、等待人们阅读这些材料，都是在浪费宝贵的时间。如果你提前将材料发给与会者，大部分人会事先准备、阅读相关材料。几乎每个人都会对延长会议时间、将本可以提前做好的事放在会议期间来做表示不满。类似地，你需要事先准备好你在会议中的演示材料。如果你在会前不提供报告的正文，那么提供演示文稿的摘要以便会议期间做笔记，也将是有益的做法。最后一点，要确保你提供了准确无误的信息。
5.为与会者提供方便
使会议收益最大化的另一种方式是，尽可能挑选对所有与会者都很方便的时间和地点。除了能提高会议出席率，这么做还能使关键与会者免受其他紧迫问题的干扰。同样，选择与会者认为方便的、与会议性质相匹配的地点一定要考虑以下问题，比如，你是否需要会议桌（所有的与会者可以围坐在桌旁)，黑板、投影仪或类似的可视设备，咖啡或其他点心，以及如何找到会议地点的指示图。并且，准时开始会议，因为等待迟到者是对准时到达者的不公，而且，这会发出关于会议严肃性的错误信息。你也要预先计划、宣布会议的时间限制，并坚持遵守这一时间表。
6.鼓励参与
领导者有责任鼓励参与，与会的每个人都应当有机会发言，并感到自己对会议成果有所贡献。在某些情况下，你需要请不爱发言的与会者参与，因为如果有机会，这些成员往往会为群体提供有价值的建议。此外，确保不爱发言的成员参与使你不会将一些人的安静理解为赞同或认可。同样，有时你需要缩短那些爱说话、乐于直言的与会者的发言。你只需指出群体已经充分了解他们的立场，此时听取别人的意见也会有所帮助，这样就能不失尊重地做到这一点。通过提供群体讨论的中期总结，你也可以鼓励有效参与。
7.会议记录
在会议期间，你可能清楚了解所讨论的观点、各种决策或采取的行动。但不要过分信任你的记忆力，以为这些信息都会保存下来。花几分钟来记录，这样你和其他人就能重构与会者当时的想法，以及你（或者为什么不）采取某种行动的原因。记录下决策和将要采取的行动，包括谁对此负有责任、任务完成的时间期限，这种记录对于准备未来的会议议程也是很有帮助的。
遵循上面的简单步骤，领导者和追随者都能从会议中获益更多，同时，会议也会更有条理、更有效。