法则一：禁用手机和电脑。
原因有二：第一，手机和电脑会让我们分心。很多人自以为可以一心多用，像是一边听开会报告，一边写电子邮件或是阅读微博更新，但是研究显示我们其实做不到。近期的神经科学研究对这点探讨得很清楚，一心多用其实是不可能存在的。虽然我们可以同时做些简单的事，比如一边走路、一边讲话，但大脑无法同时处理多件事情。研究显示，如果试着要一心多用，完成某项工作的时间可能会拖长50%，而且犯的错误也可能多出50%。
更糟的是，那些会在开会的时候拿起手机的人，很可能正是那些最无法一心多用的人。研究发现，某个人若是同时使用多种媒体的时间越多，在标准化的一心多用测验上得到的分数就越低。
第二个禁用手机和电脑的原因，则在于这会让别人分心。信汇中正领导力最近做了一项简单调查，评估了一般人觉得在开会的时候接手机、在微博发动态、或是看微信朋友圈这些动作，是否会造成分心，或者在社交上是不恰当的行为。负责这项调查的吉宁博士表示：「虽然是同样的行为，但如果是别人（朋友或同事）在做这件事，受试者会觉得问题比较严重；但如果是受试者自己在做这些（可以说是）不礼貌的事，他们却不认为有什么太大的问题。」从结果可见，开会的时候，如果看到别人在用手机或电脑，我们会觉得不太高兴。他说：「然而，如果是我们自己这么做，我们却无法感觉到自己的行为也会造成别人同样的不悦反应。」此外，如果开会的时候看到别人伸手去拿手机（特别如果那人是位高级管理者），我们就会觉得受到伤害或侮辱。如果你正在做简报、或是讨论某个想法，却看到有高管在讲电话，就会觉得很受伤。
还是有些情况，在开会的时候也能使用手机和电脑。例如做笔记，或是取得参考资料。有些时候，可能真的有什么大事发生，所以需要使用这些设备。但如果算不上大事，还是把手机和电脑都关机，专心开会吧。
法则二：开会时间越短越好，不要超过一小时。
研究显示，开会时间短有好处。第一，与会者比较能维持专注。经典研究发现，群组会根据截止时间和时间限制，来调整工作速度和互动的风格。举例来说，一项研究指出：解决问题的时候，如果时间压力比较大，群组的沟通速度会比时间压力小的时候更快，决策流程也会比较独断。人们若是发现时间不够，就不会再提问或谈话，而是专心完成工作。
但也不是所有会议都该在30分钟之内解决。确实有些对话需要更多时间，开会的时候也不该只是急着处理一个又一个主题。如果开会的目的就是要仔细谈论某件事，就必须让所有人有足够的时间发表意见、回应别人的意见、达成结论。虽然时间压力能让过程较有效率，但也不能将时间缩得太短，而影响重要对话的完整性。
法则三：站着开会，生产力更高。
有些人可能会觉得这只是哗众取宠的花招，但已经有实证资料证明站着开会确实有效。美国密苏里大学（University of Missouri）教授艾伦·布鲁顿（Allen Bluedorn）曾作过相关研究（当时是1999年，站着开会还未形成风潮），结果发现站着开会的时间比坐着开会减少34%，但得到的会议结论相同。
法则四：让人人都参与，而且要请那些平常不发言的人也发表意见。
有些人可能其实很想发言，但要有人请才会开口。这背后可能是因为「文化因素、语言障碍，或是个性问题。」那些不太参与对话的人，常常反而会有最佳的观点，绝对应该请他们发言。
人人都参与，不只是对会议结果有利，对与会者本身也是好事。大家其实都希望有人聆听、考虑自己的意见，而且只要在会议中询问他们的意见，就等于是提升他们对该项议题的投入程度。
有些人当场发言会怯场，你可以事先跟他们谈谈，说你希望他们开会时能够提供意见。这样一来，他们就有时间先想好要讲什么。虽然到了会议上，你还是得特别点他们才会开口，但那时他们已经准备好了。
法则五：不要只是为了宣布最新进展而开会。
如果开会时原本就有值得讨论的重要事情，你可以顺便简短地宣布一些事。例如在最后问大家：在散会前，有没有什么要提醒大家的事？你们部门有什么事应该要让其他部门知道的？但是如果开会只是为了宣布事情，就应再想想这么做是否恰当。如果寄封电子邮件就好，何必浪费宝贵的时间开会呢？
而且，只为了宣布事情就开会，问题还不只是浪费时间而已。罗伊•鲍麦斯特（Roy Baumeister）、凯丝琳•沃丝（Kathleen Vohs）等人的研究指出，我们的「执行力」资源有限。一旦耗尽这种资源，我们就会做出糟糕的决定或选择。业务会议需要非常投入、专心、做抉定，但很少注意到与会者有限的认知资源也会消耗掉，若是开会时间太长，或是太常开会，就更是如此。如果耗尽了执行力资源，甚至可能导致判断失准、行为不检。所以，如果能不开的会，就不要开吧。
法则六：一定要在事前给议程，并清楚说明会议目标。
这大概是有关开会的最重要一项建议了。事先规划会议、设定议程很重要。必须先讲清楚要做什么，与会者才知道自己该做的事。很多团体作决策时之所以荒腔走板，正是因为事先缺乏清楚的行动计划。而有了计划，才有机会厘清要做的事情，并思考可能阻碍我们完成目标的障碍。
有许多资料都提到开会浪费了多少时间。但你只要凭直觉就能知道这一点，不必靠研究才知道。下次要找人开会的时候，请尽量好好运用大家的时间——包括你自己的时间。