想象一下下面的情景：老板把你叫到跟前，对你说：“太好了，你来了。我有个工作交给你。”然后，他讲述了一个复杂的项目，并要求你的团队予以实施。你询问时间期限和预算的问题，得到的答复是：“3个月完成，没有预算，这完全属于你的正常的工作范围。你现在做的不就是这类事情吗？我知道，你是值得信赖的。”接下来，他开始埋头处理文件，而这就表示谈话已经结束了。而你已经头大了：“该怎么做呢？这么短的时间。”
大多数经理人此时此刻会如何反应？一些人会情绪低落地离开房间，因为他们知道，想要完成任务，只有加班加点地工作。即使如此，也没有把握一定可以完成任务。而另一些人则会马上抗议：“老板，这不行吧。这个项目短时间内无法完成，何况还没有预算，我们本来就已经负担过重了。”老板通常会如何回应呢？他会说：“请你不要讲什么负担过重。每个人都有很多工作要做。不要那么悲观。我相信你一定能完成任务。”这种争辩起到什么作用了吗？完全没有，只会让老板觉得你过于悲观。
有效的自卫方式与此不同。首先，要听取老板的要求。当你知道自己难以满足他的期望后，你可以这样说：“好的，我会考虑一下如何运作，做出计划后，再和您沟通，可以吗？”然后，静下心来计算一下项目所需的时间消耗和成本消耗。把你的计算一目了然、明晰准确地呈现在一张纸上，并再次去找老板。高层领导者喜欢把东西总结在一张纸上！现在，可以与他就你的计算进行沟通了。
当然，他肯定不会完全依照你的计算来减轻你的负担，但这样做所取得的结果往往明显好于老板之前的粗略估计。老板提出的要求通常有点心血来潮，他感觉3个月已经是很长一段时间了，任务一定可以完成。领导往往对任务的复杂性缺乏清晰的认识。
关于这一点，在现实中有一个有趣的现象非常值得注意。假设你和员工估计完成某项任务需要10个完整的工作日（一个完整工作日意味着某人在一天之中从早到晚专注于此项工作，不受任何其他项目干扰）。现在，将一个复杂工作拆分为若干项，然后与你的团队一起估算每项工作所需要的时间及时间总和。凭经验来说，其结果总是会超过之前估算的10个工作日。由此可见，不要与领导讨论估算出的整个任务所需时间，要在笔头上计算出每项细分工作所需的时间，然后列在纸上拿去与他讨论。清晰明确、无可辩驳的论点比笼统模糊的说法更容易被老板接受。你可以按照下面的步骤简单地制作估算表。
第一步：将复杂的任务拆分
思考一下，完成任务需要多少个完整工作日。如果不太了解某项工作的具体消耗，可以向员工中这方面的专家或公司内相关部门寻求意见。他们通常对此有更为准确的认识。
第二步：制定时间计划
从时间计划中提炼出完成任务所需要的实际时间。计算需要的时间时，要注意以下几个方面：
•有几名员工可以投入这个项目？
•这些员工每天可以为此工作多长时间？
•还有哪些其他的重要工作无法推迟，需要同时进行？
•将要负责此任务的人员事先有没有申请在项目期间休假？
假设老板分配给你和你的团队一个任务，要在5周之内完成。您或某位专家认为，完成这个任务需要10个完整的工作日。只有一位具备所需知识的女员工能承担这项工作。向她询问后得知，鉴于手头的工作，她每天最多只能用1/4的工作时间来处理这个任务，而且前提是不能再为她增加其他重要的任务。这样算来，所需时间已经变成了40天。员工周末要休息，40个工作日就成了8周。你们看了一眼日历，发现在此期间还要举行一个大型活动，也需要这位员工的参与，这会耗费她一周的时间，此外，她还申请了一周的假期去旅游。算上这两周的话，你所计算出的10个专属工作日完成的任务，实际的实施时间变成了10周，也就是70天。
粗略计算如下：
任务X由迈尔女士负责：
10个完整工作日×4（每天只有1/4的工作时间）=40个工作日
40个工作日+5个活动日+5天旅行假期=50个工作日
50个工作日=10周
现在，你就可以有理有据地向领导陈述，为什么你会对他提出的5周完成工作的要求持有异议了。如果能够说明，除了此项任务员工还参与了哪些其他项目，以及1/4工作时间比例的合理性，那么他会明白为什么不能在5周内完成任务。
第三步：为老板提供解决方案
向老板展示你的估算后，不要让他觉得被逼入了绝境，否则他会利用等级权力使出“排除万难，必须完成”这一招。如果可能的话，要提供3个解决方案。只有在面对3个选择时，老板才会感觉真的可以自由地做出选择。只有一个方案会让他感受到不得不选的压力，两个方案则让他觉得进退两难。其实只要稍加思索，就可以至少找到3个解决方案。
而对我们上面提到的例子，你就可以考虑如何在这个任务上给迈尔女士提供帮助，或者减轻她手头上其他某个任务的负担。
方案1：可以另派一名员工女士给迈尔女士帮忙。这样的话，她就可以赶在大型活动和休假之前完成工作。这会为我们节省4周时间。
方案2：这部分任务，我们可以和一家中介公司合作完成。但这仍会需要5周的时间。
方案3：我们需要延长到10周。这样可以在不增加人员和成本的情况下完成任务。
你一定会吃惊地看到，那个曾经如此“紧急”的任务在面对你所列出的额外的人力和成本支出时，迅速地变为了“不那么紧急”的任务。如果老板采纳了你的建议，也许会允许你延长到8周。通常老板不会同意完全按照你的愿望延长到10周，但对你而言，8周已经比5周强多了。