管理者和员工能够有效沟通是组织成功的首要保障之一，然而有些障碍却会阻碍沟通取得成功。最常见的障碍就是信息超载或过于复杂、个人扭曲机制（如不专心、缺乏通用词汇），以及心理扭曲机制（如合理化和拒不接受）。本文将对它们进行一一介绍，毕竟，如果管理者想在沟通时避开这些障碍，那么首先要做的就是了解它们的工作原理。
信息超载
广告商都明白，在一页印刷品上投放太多的广告效果非常不好，因为其结果是各个广告为争夺读者的注意力而相互竞争。每个广告信息都构成一个视觉刺激因素，而同时展示太多的信息会导致所谓的信息超载，或刺激过头。信息超载就是过多的竞争性信息同时出现，其结果不是没有一个信息被译解，就是被译解的信息在竞争过程中被扭曲。
因此，管理者应该控制每次传送的信息数量。一次发送信息过多，会导致信息超载，并且严重干扰有效沟通。信息应该按轻重缓急排序，情况最紧急、最重要的信息先发。等先发送的信息有时间被译解以后，其他信息就能够按照轻重缓急逐一发送。我们来设想一种情况：一个部门经理想采用在工资袋里夹放便条的方式，通知本部门的全体成员关于新的度假安排方法、医疗保险计划改革方案和涨工资的三条信息。如果把这三条信息一次夹在工资袋里，那么就有可能导致信息超载。较好的方法是错开时间，把这三条信息分三次夹在工资袋。接收者错开时间接收三条信息，就不会因此而导致注意力分散。
雇主们越来越多地使用电子信箱来传递信息，应该特别注意对电子邮件的命名。员工们每天都要收到许多电子邮件，他们往往只看电子信箱里每份邮件的名称，不是立即删除看上去不重要的邮件，就是只浏览邮件打开的部分。这两种情况都会导致一样的结果——无效沟通。使用电子信箱传递信息，最重要的就是要迅速抓住读者的注意力，激励他（或她）认真读完整条信息。
信息太复杂
对复杂信息进行译码，要比简单信息困难许多。收到复杂的信息，接收者必须设法不但要理解信息的许多组成内容，而且还要理解它们之间的相互关系。管理者的任务就是尽可能降低信息的复杂程度。采用信息增量化的方法往往能够做到这一点。信息增量化就是将一个复杂的信息细分成若干较小、比较简单的信息。
增量化不但要把“句号”嵌入带“逗号”的信息中，即把复合句编成简单句，而且还要把信息组织得更加有条理。譬如说，如果信息被简化以后变成了指导有序行动的指令，那么这个指令序列必须按照简化信息的顺序保存下来。为了显示阅读信息的顺序，信息可以按编号顺序排列，甚至可以包含超载部分。超载部分可以采取概述形式，甚或放在最后部分。不过，应该用标记提醒读者紧接在后面的是什么信息。
个人扭曲机制
我们还可能因为个人的原因而干扰沟通。个人扭曲机制包括不专心、过早评价和缺乏通用词汇。
不专心
说话者与听话者速度上的差异有可能导致不专心。听话者的大脑能够以比说话者快得多的速度处理信息。快速理解的过程被所谓“亲密”的心理过程进一步加快。如果信息不完整的话，接收者的大脑会把信息补充完整，并且把信息碎片组合成完整的信息。在整个沟通过程中，心理过程会填补零碎信息的缺口，以使它们能被理解。这就是说，甚至在说话者发完信息之前，信息就已经完全被理解。我们来看看“美利坚合众国”这个信息。当说话者说到“合众国”时，大多数听者已经知道整个信息的内容（英文“美利坚合众国”，“合众国”在前，“美利坚”在后，所以“合众国”先说。——译者注）。某些听者甚至在听到“合众”时就能够把整个信息补充完整。
在信息被译解以后，即使信息发送者还没有讲完，接收者的注意力有可能暂时迷失方向。这时，听者看上去正在“关闭接收器”，使得有效沟通变得更加困难。信息发送和接收速度上的差异同样会导致另一个不同的沟通困难——过早评价。
过早评价
由于信息接收者甚至在收完信息之前就已经把信息补充完整，因此他会过早地对信息内容进行评价。这也许会导致接收者作出错误的结论，并且误解信息。“仓促下结论”显然非常不利于有效沟通，并且有可能导致严重误解实际表达的意思。而且，信息会因沟通不充分而被曲解。发送者所使用的那么几个词，如果未经过仔细推敲，那么有可能进一步加剧沟通困难；如果发送者和接收者都对所使用的词语的意思产生了误解，那么情况就更是如此。这种情况的特点就是缺乏通用词汇，这可是一个常见的、严重的沟通问题。
缺乏通用词汇
一个词能有好几种不同的词义，不但有外延意义，显性定义，也许还有内涵意义或联想意义。信息发送者所要表达的意思常常由他所处的特定背景来决定。看看下面使用“crash”这一词语的例子：
The disk crashed（磁盘坏了）（计算机编程用语）；
The plane crashed（飞机坠毁）（空中交通管制用语）；
The project was crashed（项目已经突击完成了）（项目管理用语）；
在这个例子中，这个词“crash”根据上下文背景有三种明显不同的含义。在计算机编程的背景中，当磁盘驱动器发生故障时，我们用“crash”；飞机坠落，是一起空难事件；项目已经突击完成，是指尽可能通过追加组织资源来缩短完成期限。同一个词有三种不同的含义，接收者必须根据发送者使用这个词的背景来译解它的正确含义。
有时候，不同的词义解释是因为所用的词本身意思含糊不清。例如，一个管理者对一名下属说，他希望报告能在“下个星期”写好。到了星期一，这个管理者向那名员工要写好的报告，而后者回答说，这个星期晚些时候，报告准能按时完成。管理者很生气，因为报告还没写好，而这个员工却被上司莫名其妙的生气和失望给搞糊涂了。在我们这个例子中，沟通困难的原因在于对“下个星期”的不同解释。这个管理者说“下个星期”是指“下星期一”，而那个员工却把它理解为“下星期五”。这个管理者编码和发送一条信息，而他的下属接收和译解了一条意思截然不同的信息。
通用词汇是指正式定义被某一特定群体所接受的词汇。通用词汇通过消除或大幅度限制每个词的内涵意义来方便沟通。专业群体，如工程师、医生等，都有自己的专业词汇，外延意义为全体从业人员所承认的专业名词。譬如说，医疗行业需要相对不变、往往是派生于拉丁语的词汇对人体各部位和药物进行命名。
有些词在一个专业中使用时就有特别的含义。这个专业特殊词汇中的某些词对于普通公众来说也许不可思议；而另一些词却有可能由这个专业的专业词汇变成了通用词汇一一“行话”。一个外行无意中听到两名工程师之间的专业性谈话，很可能不明白他们在说什么。重要的是，这两个工程师是能够正确地相互理解的，而这就是通用词汇的作用。
一个管理者在同高级管理者说话时也许不得不使用不同于他在与普通员工说话时使用的词汇。这倒不是因为这个管理者说话势利，而是他认识到了有效的沟通在于理解。管理者希望自己的意思能被对话者理解，那么必须使用对话者能够理解的词语。在美国西尔斯百货公司出版的第一本商品目录上，把“农具”排在“农业器具”的栏名下。收到这本商品目录的农民对“农业器具”作出的反应是发明了一个美语新短语”call a spade a spade“（意思是“铁铲就叫铁铲”)。他们抵制使用“农业器具”这个术语——他们想用自己常用的词。管理者如果使用普通员工不能理解的词语，那么就很难与他们进行正确的沟通。
心理扭曲机制
有许多心理现象能够干扰有效的沟通。心理学家研究发现每个人无意中都会作出自卫反应。任何被认为具有威胁性的与上级或下属的沟通都可能引起自卫反应。这种自卫反应无论是对发送者还是对接收者都会造成沟通困难。威胁性信息的发送者会引发自卫反应，并且干扰沟通。接收者对威胁性信息会作出自卫反应，并且通过反馈渠道把不正确的信息反馈给发送者。
合理化
合理化是个人因认为自己的行为无意中被评判为不合理而试图证明自己行为合理的心理过程。我们大家都有过这样的经历：作出了愚蠢的行为，还想在朋友面前证明自己的行为是合理的。因为我们不想在别人面前出丑。这也会在沟通过程中造成扭曲，并且必须引起希望养成有效沟通风格的管理者的重视。
在沟通过程中，管理者赶在同行和下属之前对自己的行为进行合理化。合理化构成了被编码信息的基础。但是，如果在译码时没有进行相同的合理化，接收者很难理解信息的内容，并且很可能作出反应，反馈发送者已进行过合理化的信息。管理者必须把握好合理化的时间，并且明白合理化有可能导致沟通困难。
拒不承认
拒不承认就是一个人在受到质疑时拒绝承认自己的感受或想法。一个向管理者发表自己看法（沟通）的下属如果受到质疑，那么就有可能拒不承认自己发表过的看法。如果拒不承认会导致混淆的话，那么就会影响沟通过程。管理者很难理解这个下属拒不承认的行为。在管理者看来显而易见的东西，对于作出拒不承认反应的下属来说并非显而易见。