身为一个有效的管理者，无论在给员工正面称赞，还是负面批评时，你都必须很有技巧。称赞员工当然容易，不过批评员工就显得有挑战性且令人不悦许多。不过，身为管理者，本就需要偶尔提点员工他们有哪些地方需要改进。因此，学习如何给、还有什么时候该给负面评价，对主管来说，是很必要的课题。
首先你需要知道的是，一般来说，人们对于负面事件的反应程度，会比正面的事要强烈许多。换句话说，丢了一百美金跟赢了一百美金相比，我们对前者的情绪起伏比较大。事实上，现任华盛顿大学（University of Washington）荣誉教授约翰•戈特曼（John Gottman）就曾在他很有影响力的一本管理类书籍中说，正面互动跟负面互动的比率至少要是五比一，婚姻才会成功。
这种观察在工作情境里也同样适用，证据可见于时任明尼苏达大学（University of Minnesota）教授的安德鲁•麦纳尔（Andrew Miner）和他的同僚在2005年所发表的一篇研究。他们每天分多次记录员工的心情，且在每次记录时都询问他们，在过去几小时里可有什么事情发生（例如跟同事的一次正面互动）。
他们的研究发现，员工们对与老板的负面互动的反应，会比对正面互动的反应强六倍。这显示负面评语对员工的身心状况–还可能包括生产力–有明显不利的影响。
这个发现对管理者来说有何意义？简单来说，原则上管理者在批评员工时，会需要很小心谨慎。
首先，切记要避免非故意地批评任何一个员工。举例来说，倘若员工交出一份文件的初稿，虽然整篇内容总体来说其实是不错的，有些主管仍可能会想要提出一些小幅的修改建议。在此情况下，主管应该要很清楚地表示说，他的这些修改建议只是出自另一双眼的意见–且他们不是在批评员工的工作表现。
更概括来说，管理者在出言批评时，会需要衡量一下利弊得失。在你批评员工时，你所提供的可能不仅仅是纠正性的资讯，还可能让你的员工心情不好。如果其实员工所犯的错很无关紧要、你的批评的纠正性价值很低，我建议可能最好把这种批评留在你心底。
当然在许多时候，管理者的确会有需要出言责备员工。此时，别忘了你批评他们的目的：为了要让员工的工作表现更好。虽说你多么想为了糟透的表现大大数落员工一番，你的公司并不会因此获得什么好处。
事实上，羞辱你的员工可能会对你的公司有很不良的影响。克丽斯汀•波拉（Chritine Porath）和克丽斯汀•皮尔森（Christine Pearson）发表于《哈佛商业评论》的一篇研究发现，许多员工会认为自己在工作场合里处在无礼言行的接收端，例如承受老板过度苛刻的责骂。根据他们的研究，将近有一半的员工会因此决定故意降低生产力。
为维持你对员工负面评价的纠正效果，我建议一步一步来，缓和一下你想要爆炸的情绪。你想要你的员工注意你想要传达的讯息，而不是任何负面的情绪。
最低程度的要求是，一定要是在私底下提出批评。没有比在同事面前被老板责备还要丢脸的事了。在提出批评时，记得你的语气仍要让员工感觉你和他是同一阵线，让他知道他还是有你的支持和尊重。
一个向员工提出评论的策略是在开头时说：「让我给你一点意见」。这样的说法让员工做好情绪上的准备，倾听你接下来要说的话；就我的经验，这也似乎较能启动员工脑中冷静、理性的那一面，而非有防卫心、情绪化的那一面。
对员工提出负面评语在有效的管理中，是很重要的一环。不过，你要用有智慧且小心谨慎的方式运用它，不然它可能变得弊多于利。把焦点放在未来进步的空间，而不是花心神抨击过去所犯的错误。并且反覆思量是否真该对某一项错误做出批评：批评会对员工的愉快情绪和生产力造成意想不到的强大影响。
而在称赞员工方面所应注意的事，基本上就是把上述的要诀反过来做。和批评不同，管理者应该要慷慨地、公开地、还有把握任何机会出言赞美员工–特别是在工作量最大的时候。虽说大部份的老板都自认已给员工相当多的赞美，但我却很少碰到员工觉得老板对他或她的工作成就够珍惜。所以，尽可能常让你的员工们知道，你有多么感激他们对公司的付出与努力。