对于很多经理人及企业管理者而言，有效地对会议进行管理能够节省出大量的时间。管理者的级别越髙，被会议占用的工作时间就会越长。此方面的任何改进都会对管理者本人和员工的时间管理及生产力产生直接的积极影响。
高效会议常见的干扰因素有以下几点：
1.与会人员一再迟到。
2.尽管事先要求，但与会人员仍然未做准备。
3.与会人员精神不集中，甚至在会上处理其他事情。
4.与会人员乐于长时间讨论，却不愿意承担起责任。
5.某些与会者没有执行在上次会议中承担下来的工作。
6.没有人知道该讨论些什么。
7.太多时间浪费在无关紧要的事情上，造成没有时间讨论重要的议题。
8.在各种议题间跳来跳去。
9.没有就议题的顺序和与会者进行协调，造成其中某些人尽管只须参与极少内容，却要整个会议期间一直在场。
10.邀请无关人员到会。
11.陷入到细节讨论之中。
12.某些人占用的时间超出为其计划和规定的时间。
13.有些人意见多多，有些人沉默不语。
14.两个与会者在会上，而不是会后就展开了关于某个议题的具体执行时间和细节的讨论。
15.没有对会议结论与待办事项进行总结。
所有这些干扰因素都是可以被克服的。高效的会议需要具备3个只有管理者及领导者才能执行的组成部分及对策。
会议文化
会议文化需要上级的表率践行并向所有参与者提出明确要求。例如，很多部门会议开始时间总是比商定的晚5~10分钟，其原因往往是领导迟到。如果领导总是准时到场并且准时开始会议，那么他就释放了一个信号，会议准时对他而言是非常重要的。如果一位与会者迟到了，上级不要视而不见，而应该请他下次准时到场。相反，如果领导对此没有反应，于是其他员工也会允许自己迟到。会议文化只能通过领导推行，因为只有他拥有威信和惩罚的权力。没有做出表率作用，并且未能对此提出明确要求将导致前述第1～5条干扰因素的产生。
议事日程
议事日程需要通过及时提交会议内容，其后与团队共同确定。理想的情况应该是，会前一天，议事日程已经通过电子邮件发送到了与会者手中。邮件内容应该包括：会议议题，议题发言人，每个议题大约所需的时间，并提示是否应该及如何进行准备。
如果议事日程未能在会前发送，也可以在会议开始时首先列示出来。写下所有的议题、议题发言人和预估的每个议题所需时间。由于会议时间通常非常有限，管理者应该根据议题的重要程度，同时考虑所需要的参与人进行排序，这样才算是对时间进行了充分利用。若没有议事日程，将出现上面提到的第6～10条干扰因素。
会议主持
会议主持人负责控制议事日程与时间的执行，他会在团队陷入细节讨论或偏离主题的情况下进行干预；控制那些意见多多的人，调动那些沉默寡言的人；会议结束时进行总结。每一次会议可以更换不同的主持人。在有主持人的会议中，管理者也要遵守统一的规定。例如，将自己的发言控制在1～2分钟，并且能够接受别人的劝阻。有些管理者，尽管指定了会议主持人，却往往使之流于形式或时不时地自己承担了主持的角色。没有指定会议主持人会导致第11～15条干扰因素产生。
大多数会议在上面提到的3个核心问题中的一个或多个上存在着改进的空间，尽管这些问题通常是很多会议效率研讨中讨论的内容，而且每位管理者都熟知其理论上的运作方式，但却总是缺乏实际的执行。以至于无论是管理者还是员工每天都要面对开不完的会。在提升会议效率这些件事上，管理者一定要认识到，自己的表率有时会起到决定性的作用。