会如果开得太多，引发的涟漪效应可能很惊人。有人以简单的互动式网页视窗呈现了一项惊人事实：如果某间公司的执委会1周开会1次，推算起来，每年需要花上30万人次/小时在背后做准备。
但现在已有望改善！虽然需要有种种文化变革，才能确实提升公司开会的生产力和效率，但只要运有几项好工具，也能让情况大有改变、人人迈上正轨（也可以让你的日程表上不用出现那些根本犯不着你参加的会）。
首先，当然该做的就是判断究竟是否确实需要开会：
图1:我该召开会议吗？
不需要开会吗？那就太棒了。但如果最后还是到了决策树状图最右上角，就要考虑如何准备这个即将召开的会议，而下面这份检查清单就能帮上大忙（特别是那种「规模特大、重要性特高」的会议）：
表1：会议准备检查清单
一项重要问题是究竟该通知哪些人与会，怎么确定参加会议的人数是否过多？虽然每场会议情况不同，但单就与会人数这一点，这里有一项基本原则：
图2：会议人数该有多少？
如果是电话会议，可以克制一下，不要请非直接相关的远程人员参加会议，可以参考“企业如何开好远程会议”的建议（提示：可以用影片取代开会）。否则，就得等着面对这种后果：
图3：电话会议中，员工究竟在做什么其他事？
就跟是否用影片取代开会一样，另一项重要问题在于要先判断希望达到的效果、再决定用什么工具。举例来说，一般可能会想到要用PowerPoint，但依据会议的目的，有时候不见得一定需要简报，而是需要各方的对话：
表2：什么时候该简报、什么时候该对话
然而，如果决定需要简报，请避免使用已经用烂的视觉效果：
表3：淘汰烂的视觉效果
让我们暂时别再谈「不再做」什么，而谈谈「该做」什么：议程。请务必准备议程，以下提供议程范本参考：
表4：会议议程范本
以下是空白范本，可供打印使用：
表5：空白会议议程
当然，工具绝不只有这些，而且每场会议都有不同的目标和难处（希望也都有茶点:-)）。然而，这些工具确实能作为架构，使开会更有效率，也能让你别再只是出于习惯、就把所有同事都找来开会。
但如果情况相反，是某位不按照上面步骤的同事通知你要去开会，又该如何？此时可以这么应对：
图4：你该出席那场会议吗？