1.根据关系确定适合的沟通。
如果你跟某人的关系很好、交情够深，能准确预测对方的沟通反应，自然可以尝试通过邮件谈话。如果你跟这个人不熟，那么就必须将你的沟通方式上升一级。能够共处一室是最好，以视频会议或Skype也能给你更充分的视觉资料。
2.先陈述意图再进入主旨。
开门见山表示你的善意，或甚至明说你担心对方可能误会你的意图，这都能化解敌意与抗拒。例如，你可以说，「我对班加罗尔团队有些疑虑与看法，想跟你说明，但我担心你可能以为我想把业务带去都柏林。并非如此。我只是希望客户得到最好的服务。我可以讲讲我的疑虑吗？」
3.邮件要写两次。
第一次先写主旨，诚实传递你的信息。接着请慢慢读一遍，想像对方的表情。这让对方更人性化，帮助你避免他们误读的可能性，或诠释出跟你不同的意思。尽量把自己放在他人的位置思考，想像他们对每句话的感受。然后，在安全范围内重写一次。不要矫饰或淡化原本的内容，而是注意那些可能被误解的句子，清楚说明你希望（以及不希望）他们得到的（或从你脸上看到的）信息。例如，你可能会写，「过去三次软件发布中，班加罗尔测试团队没找到的错误有71项。」想像他们读这句的表情，或许你会补充，「我对班加罗尔团队希望拿出表现这点毫无疑问，可是⋯⋯」在比较不正式的关系中，我们看到过擅长沟通的人甚至会形容自己写信时的表情，让对方不致过度解释。
4.如果你觉得出现误读（或对方似乎误读），请改变沟通方式。
一旦你读信时感受到对方的情绪，或自觉有情绪升起，请改变沟通媒介。即便一通电话都能让你听出话语的音调差别、静默，以及帮助你接收情绪的其他资料。SKYPE或视频会议能提供了更多的信息。当情绪隐隐然要爆发，可以躲在电子邮件后头，看似安全的回应。但请别自欺。如果邮件沟通不顺利，继续这种方式「绝对不会」改善。
不必当面沟通也能处理敏感问题，这并非不可能，只要你能准确「想像」对方的反应，并严格要求自己回应这些想像出来的信息。但如果你的想像或处理方式显然都不足够时，请尽快运用面对面处理的方式。