准备开会的时候，究竟该找谁出席，其实和会议目的一样重要。与会者太多或太少，最后都可能浪费所有相关人员的时间。以下内容摘自《二十分钟经理人》系列的Running Meetings，告诉您该找谁出席，才能让会议最有效率。
通知开会时，很容易找了太多人，毕竟这样一来就不用费心找出最重要的与会者、不用担心有人没收到通知会生气、能让所有相关人员共同下决定，而且还不用在开完会后一次又一次将结论通知没一起开会的人。但还有另一种情况，是找了太少人：你可能只想通知那些你最重视、想听听他们意见的一小群人。
然而，开会要真的有效果，就得找到对的人来开会，不能多、也不能少。人如果太多，就很难抓住所有人的注意力，最后什么事都做不成；人如果太少，可能就没有对的人可以下决定或提供资讯。
思考该找谁与会时，要想想哪些人有助于达成会议目的，哪些人又会因为会议结论受到最大影响，这样的组合就很有可能提供许多不同观点。花点时间，有系统列出以下几种人的名单，就能确保找到合适的开会成员。
-相关议题的主要决策者
-对于讨论主题有相关资讯或知识的人
-已投入该议题，或是与议题利害相关的人
-需要知道你报告了什么、才能把手上工作做好的人
-决策后需要靠他们来执行的人
可以问问其他有利害关系的人，确定自己这份名单是否适当无误。其他的利害关系人常常能提醒是否忘了把某种观点带到会议上。
然而，列出名单还不代表一定要找他们来开会。究竟实际上该通知谁呢？这里没有简单不变的守则，但原则上，小型会议最适合实际做决定或完成某件事；中型会议适合脑力激荡；大型会议则适合沟通、鼓舞士气。有些人会大致参考所谓的「8-18-1800」准则：
-如果要解决某个问题或是下决定，与会人数不应超过8人。如果人数过多，就可能有太多不同意见，很难真正处理手上的问题、或是做出决策。
-如果想要头脑风暴，与会人数则不应超过18人。
-如果会议目的是让你宣布最新情况，那么不管人数多少，该知道这则消息的人就要找来开会。然而，如果是与会人员每位都要报告最新情况，就该以18人为限。
-如果会议目的就是一场激励大会，那就邀个1,800人（甚至是以上）吧！
至于名单上那些可能受到会议结论影响的人，如果决定不通知他们来开会，则必须思考如何在会后告知结论重点。