别让与会者分心
召开远程会议重要的是要让参与者保持注意力集中。如果与会者时常分心，就比较无法注意到像是脸部表情或是说话语调等等细微的变化，或是发现某些用语显示对方欲言又止。此外也可能无法监控自己的情绪反应和直觉，但这些也是重要的资讯。更糟的是，对方必然会发现我们心不在焉，于是避而不谈那些真正重要的议题。
使用对的设备。
投资购买好一点的设备，就能大幅改善远程会议的体验。我有一位视频客户是网络金融服务公司的CEO，几乎所有员工都散布在全国各地，业务合作也多半都是在网络上进行。在他的住家办公室里，配备有高品质的网络摄影机、荧幕及麦克风，让他拥有清晰的网络虚拟临场。当时我们的远程会议虽然还是不像真实生活那么高解析度，但已经相当接近。
就算只是小小的投资，也可能带来巨大的改善。
有一次，我的客户是一位CEO，但他有轻微的语言障碍，让我很难在电话上听得清楚。虽然我们面对面沟通没问题，但因为多数时候我们还是在线上，所以我决定买了一副像是电玩竞争选手用的高品质头戴式耳机，听他的话就再也没有任何问题。同时，我也买了外接的麦克风和喇叭，这样一来和客户视频的时候就不需要依赖笔电的内建设备。
管理时间。
不论是电话会议或是视频会议，多半都会一路讨论到用光所有预订时间，结果就只能赶快做个结论，好去开下一场会。这又是另一个远程会议时的不同之处：在开远程会议时，工作的重要一环就是要在过程中控制时间（我是用定时器，免得分心），并在预订的时候完整结束。
远程会议最后会谈到什么程度很难说，一般而言会比一般会议更广泛，也才更有意义、更有价值。然而，这也代表每次远程会议之间最好多留几天，好让参与远程会议者都有时间反思这场谈话、深化学习。另外，远程会议在争论激烈时也可能让人情绪激动，这时需要时间来沉淀，就算只是几分钟也可能大有助益，而让你和其他参与者都从中学到最多。