沟通是双向的工夫。若你不了解读者，很可能还是「沟」而不「通」。你要先想到读者的目标为何？他们最看重什么？什么是推动他们的力量？再根据这些答案，调整你的语气与内容。
记得强调读者最重视的事情。假设你写的是给同事的备忘录，要先想到同事在组织内层级不同，解读这份备忘录的方式也不同。又如，客户要你写提案，你除了写客户要求的内容之外，下笔时也别忘了考虑客户的行业、公司大小、企业文化等。
你可以从读者群中选一位并非专家的「圈外人」（或假想一位也行），假设你写的东西是给此人看，如此可以让你写出的东西更好读，也更有说服力。