过去几年,我们见到信息科技单位和业务单位之间的隔阂越来越深,不免令人越来越泄气。从我们的角度来看,双方都有道理:信息科技抱怨,尽管科技日益渗透到业务单位的每个角落,却还是不能与它们平起平坐,而且没人能够了解它们的营运受到很大的限制,工作起来有多困难。业务单位则抱怨,信息科技不了解业务单位,老是承诺过多,办到的事情过少,而且延缓了创新的速度。企业CEO遵循尼古拉斯‧卡尔(Nicolas Carr)在所写的〈信息科技无足轻重〉(IT Doesn’t Matter)一文提出的建议,认为信息科技几乎没有战略机会,因此尽可能少花时间在这些问题上。最后,一般人呼吁信息科技更接近业务单位,结果反而把情况弄得更糟。双方都没有充分理解这件事做起来有多困难。而且,不是很认真要化解双方隔阂的做法,就像没有使尽全力跳跃溪流,才跳一半便摔进水里。
坦白说,我们对双方的争吵相当厌倦,尤其是因为大家都忽略了最重要的事情,也就是:未能充分发挥信息科技所能带来的效益,对公司会造成很大的伤害。此外,科技变化的速度如此迅速,以及加强利用数据的需求急速增加,而且可预见的未来仍将继续如此。这个问题不管是否和战略有关,都必须解决。聪明的领导人会忽视双方表现出来的言行,努力拉近双方的距离。
虽然我们找不到「万灵丹」解方,但是提出下面三个步骤应该有帮助。
不要一再犯相同的错。我们认为,太多公司里面,信息科技没有得到公平的机会。我们一再看到相同的错误,有些隐而不显,大部分却非如此。公司要求信息科技单位做一些事情(例如改善数据质量),但它根本办不到。公司没有给员工提供意见的适当机会,也没有教导他们公司要他们使用的新流程和应用,于是他们抱怨信息科技单位强迫他们去做自己不喜欢做的事。企业合并之后,各项系统的整合相当困难,却太晚找信息科技来提供意见,之后若是发现系统整合工作拖延太久、花费成本太高,就责备信息科技单位。或者,各自为政的单位因为「系统无法对谈」,而怪罪信息科技单位,但其实根本原因出在画地自限的各个部门不喜欢一起工作。
这些例子都不是新的,也没有什么不同。更糟的是,我们经常发现双方十分清楚火车就要出事,偏偏还要跳上车。现在该制止这种事情发生了。双方必须承认过去犯了错,决心不再重蹈覆辙,并且鼓起勇气大声说出来。
针对中期的事务,异中求同。我们提出第二步的动机,在于我们清楚看到,如果各单位知道彼此之间有什么期望,组织就会产生信任。我们建议业务单位和信息科技单位往那个方向努力,把少数一些困难的技术取舍问题摊开来谈,目标是达成一些妥协。这方面的例子可能包括:一方面营运长要求很高的系统可靠性,另一方面产品经理希望新的功能可以迅速上线;一方面财务长希望系统采取标准化流程,以压低成本,另一方面营销长要求相同的这些系统保持弹性,以促进创新;或者一方面CEO被云端深深吸引,另一方面法律顾问关切资料的保护问题。
为了找到妥协的中间地带,双方应该从自己的观点来说明可以接受的取舍,并在这个过程中,呈现出微妙但重要的问题。双方会有许多不同的看法,但秘诀是要找到能够取得共识的领域。这没有那么难。记得有个案例的公司提出六个大问题,结果找到二十七个共识领域。至少可以暂时忘掉六个议题,选择二十七个共识领域中的一些,然后根据这些共识来努力。奇妙的事情会发生,过不了多久,业务单位就会成为信息科技更好的用户,信息科技也会成为业务服务的更好供应者。
最后,公司应该问:「我们期望信息科技如何协助公司竞争?」今天,这个主题被提出的次数不够多,结果企业就以一体适用的方式去管理信息科技,也经常将它视为成本中心。对大部分公司中大部分的职能和流程来说,这样的做法还算可以,因为对大部分公司来说,普通的信息科技已经够好。
但是所有的公司都有一些领域,普通的信息科技还不够好。企业应该长期投资于信息科技的这些部分。重要的是,关键的投资重点不在于任何一项技术,而在于建立组织能力。虽然极少信息科技足以成为战略性议题(毕竟三到五年后它们就会大为过时),但是在这些领域培养出能够赶上技术曲线的能力,应该视为战略议题。
按照次序来看,我们建议的第一步清除了危害双方关系的情绪混乱,第二步协助信息科技单位取得「受信任供应者」的地位,第三步有助于在最需要信息科技的领域,建立起真正的业务伙伴关系。但是我们对于先后次序比较不感兴趣。不管是否喜欢,我们都活在的科技世界中,从苹果公司到Hadoop到Zip档案都在我们的生活里。你不能忽视科技触及我们生活每个层面的事实。你最好善用信息科技能够带来的每一个字节和每一份知识,以取得你能取得的所有一切。