谁都不希望写出别人看得打哈欠的文章，偏偏很多主管无论是写电子邮件、报告、信件，都让人昏昏欲睡。想抓住你的读者，记得下面三件事：
1. 慎用人称代名词。不要老写「『我』如何如何」、「『我』怎样怎样」。每段开头和之后接的那句，尽量不要写「我」。多用「我们」、「我们的」、「各位」、「大家的」。这类词更有亲和力，也让读者有参与感。
2. 用字简洁。英文书写守则原本是避免「can’t」（不能）、「that’s」（那是）这类缩写，但在书信应力求简洁、删去赘词的前提下，用缩写并无妨。
3. 不用被动语态。被动式颠倒了阅读与理解顺序，反而让读者一头雾水。若要说明动作，还是尽量用主动式。例如，不要写「结案报告是由苏珊来准备」，改为「苏珊准备了结案报告」。