有人发一封email或信息给你，而你并不确定该如何回复。或许事关复杂的谈判、具有政治敏感性，或者只是因为寄信人令你感到不安。
有那么一瞬间，你迟疑了。但是对我们大多数人而言，大部份时候这样的暂停并不会太久。相反的，我们会继续我们的动作，似乎感觉有立即回复的必要性，接着我们会按下「寄出」键却未细想。结果：一个尴尬或不完整的信息。现在换成收信的对方迟疑、重启动作，就此展开一个错误沟通或误会连连的循环。
没错，现代人预期也希望任何信息能立即得到响应，而我们通常也会配合，因为延迟回复感觉上似乎违反当今社会规范。
但是有许多时候我们其实不该立即回复，而且事实上，我们通常很清楚什么时候是属于那种状况，这正是一开始我们之所以迟疑的原因。因此关键是去留意这个迟疑。
有一个二步骤的方式可以让这样的迟疑对你有所帮助。首先，为你自己争取一些思考的时间。接着，遵循有效沟通的四个简单要素（4C）以决定该如何回应：包括来龙去脉（context）、沟通内容（content）、沟通渠道（channel）与联络窗口（contact）。
争取时间（Buying Time）——当你收到一个你明知道不能回，或是你不确定该如何回的信息时，有几个实用的方式可以为你争取一些时间：
没有答案的响应（The non-response response）——「已收到信息」。这原本是一个「已知悉」的通知，但其实只是搪塞之词。不过这样的回复有可能会激怒一个正在进行谈判或其他重大交易的人。
设定预期（The expectation-setter）——「已收到信息，但今天事情太多，我明天下午回复你」。这通常是一个还不错的安全作法，既可立即通知对方已收到，又可重设时间表。
自信的暂停（The confident pause）——不回应。真的。就不回应。根据经验法则至少暂停24小时。不回应也是一种形式的响应，通常会对你有利。
一旦你为自己争取到一些时间，你应该全心沉浸在收到的信息里，思考什么是最好的回应。在我回复一个艰难的信息之前，我通常会利用这段暂停的时间来检视四项要素（4C）：来龙去脉（context）、沟通内容（content）、沟通渠道（channel）与联络窗口（contact）。
有效沟通的四项要素（The Four C’s of Effective Communication）：
1.来龙去脉（Context）——掌握正确的背景条件（situational context）至关重要。哪些人是这场对话或讨论过程的关系人？ 是否有些关系、相互相关性或是先前的对话是我不知道的？我是否完全了解目前的关键问题？我们所从事的创业投资经常牵涉到多位关系人，那怕只是针对一个简单的问题给予一个快速的响应，日后都可能因为时间点不对或信息过时而引起轩然大波。有时你是以「技术」正确的方式回答一个特定问题，从「实务」的观点却不正确，因为你忽略了大局。
2.沟通内容（Content）——信息必须以符合情境的正确语调与风格清楚地传递。掌握正确的内容意味着你必须确认事实，并与过去的讨论过程维持一致性。我在过去的讨论经验中曾见到一件事能摧毁一项谈判或已颇具成效的进展：即是不一致的信息。不一致的信息不但造成他人的混淆，也将你的信用破坏殆尽。先确认事实并且搞清楚你的信息重点，接着以明确、最容易了解、也最具一致性的方式传递你的信息。
3.联络窗口（Contact）——你是正确的回复人选吗？常见的情况是：我们被问到某件事，却未发现我们根本不是回复的最佳人选。想想看是否有其他人更了解情况或身分上更适合做回复，尤其是在面临危机时（此时最好只有单一窗口）。与恐怖分子或挟持人质者谈判时，为何不透过Google文件（Google Docs）进行自然有其道理。即使是在开放与协作的日常工作环境，许多时候听从别人仍为正确的选择。此外，想想看对方提出问题或挑起讨论的人是否是正确的窗口。记得永远、永远、要小心「全部回复」功能（“reply all”）并明智使用副本功能（cc function）。
4.沟通渠道（Channel）——即使别人以email或简讯的方式和你联络，这并不表示你也必须透过相同管道回复。Email和简讯很容易引起曲解与误会，因此透过这些管道往往容易拉长或助长辩论，而非解决争端。正如同我之前所言，有时打个电话或见个面更有效率和效果。Email很适合传递有关事实的信息—比方说商业模式的电子表格，或是先前讨论的摘要等。但是若有些议题仍待解决，直接对谈往往更有效。
虽然快速响应的压力日渐增加，暂停与思考的价值亦逐渐提升。我们身处于一个沟通渠道爆炸的时代，应该努力发展更好、更明智的沟通典范。当然，要做好需要花费许多时间与心思。现阶段我们只需要停止胡乱按下那个「寄出」键。