召开会议的人，都希望大家踊跃出席、专心参与。若你能指派与会者某个特别的角色，这几个目的便可以一次达成。下列就是会议中常见的几种角色：
‧主持人。主持人的职责是引导大家依序展开各阶段的讨论、解决疑难、做出决定。同时还要为发言把关，不致让某种意见主导全场。这角色很适合想增加领导经验的人。
‧记录人。记录人负责记下会议讨论出来的关键论点、构想、决策。很适合个性内向，但仍希望参与会议的人。
‧发言人。发言人提供构想，让讨论顺利进行。你可以对负责发言的人说，你需要他协助，务使每项重要议题都讨论到。
‧专家。专家可以在有需要时分享特定主题的相关知识。不必全程出席。